How to write a gentle reminder email that gets noticed [Templates included]

Ein durchschnittlicher Büroangestellter erhält ca 121 E-Mails pro Tag.

Sie sind nicht allein im Rennen. Ihre Konkurrenten versuchen sogar, die Aufmerksamkeit Ihrer Interessenten auf sich zu ziehen.

Ihr potenzieller Kunde erhält mehrere E-Mails an einem Tag. Es besteht also die Möglichkeit, dass Ihre E-Mail in ihrem Posteingang vergraben wird. Außerdem hat niemand Zeit in dieser Geschäftswelt. Sie sollten also viele E-Mails in ihrem Posteingang verpassen.

Nun, wenn du deinen Durst löschen willst, musst du zum Topf gehen. Es ist Sie der an den Interessenten verkaufen möchte. Den Interessenten stehen viele Optionen zur Verfügung, sodass sie die Oberhand haben. Wenn Sie möchten, dass der Interessent Ihre Lösung kauft, müssen Sie ihm etwas mehr Aufmerksamkeit schenken.

Nur eine E-Mail zu senden und aufzugeben, weil der Interessent nicht geantwortet hat, wird im Vertrieb nicht funktionieren. Sie werden am Ende nur einen Deal verlieren. Senden Sie daher eine sanfte Erinnerungs-E-Mail an Ihren Interessenten, anstatt einen Deal abzubrechen.

Inhaltsverzeichnis

  • Was ist eine sanfte Erinnerungs-E-Mail?
  • Warum sind sanfte Erinnerungs-E-Mails wichtig?
  • Wie schreibe ich eine effektive sanfte Erinnerungs-E-Mail?
    • Kleine Tipps, die Ihnen helfen, eine gute, sanfte Erinnerungs-E-Mail zu schreiben
      • Sanfte Erinnerungs-E-Mail-Vorlagen für jede Situation

        Was ist eine sanfte Erinnerungs-E-Mail?

        Es gibt mehrere Fälle, in denen man senden müsste sanfte Erinnerungs-E-Mails – Bestätigung für die Teilnahme an einer bevorstehenden Veranstaltung oder einem Meeting oder einem Vorstellungsgespräch, Hervorhebung einer unbezahlten Rechnung oder verspäteter Arbeit.

        Eine Erinnerungs-E-Mail kann auf zwei Arten versendet werden:

        1. Eine E-Mail, die gesendet wird, bevor etwas passiert, z. B. eine sanfte Erinnerung, dass ein Meeting ansteht.
        2. Eine E-Mail, die gesendet wird, nachdem etwas fehlgeschlagen ist, z. B. eine Erinnerung, dass eine Rechnung nach Ablauf des Fälligkeitsdatums nicht bezahlt wurde.

        Eine Erinnerungs-E-Mail hat nur einen Zweck – jemanden zum Handeln zu bewegen.

        Die Aktion kann darin bestehen, dass er Sie zurückruft, Ihnen die Arbeit zusendet oder Ihre Rechnung bezahlt. Am Ende der Erinnerungs-E-Mail sollten sie wissen, was Sie von ihnen erwarten.

        Erinnerungs-E-Mails sind einfach, aber so viele Menschen finden sie schwierig zu schreiben. Hast du dich jemals gefragt warum?

        E-Mails sind im Gegensatz zu Telefonanrufen passive Kommunikation, und es ist einfach, eine E-Mail statt eines Anrufs zu ignorieren.

        Daher ist es wichtig, dass Sie für diese Geschäftskorrespondenz bestimmte Fähigkeiten haben, die Sie beherrschen müssen.

        Beim Schreiben einer sanften Erinnerungs-E-Mail liegt der Schlüssel zum Erfolg darin Finden Sie die richtige Balance zwischen Professionalität, Höflichkeit und Überzeugungskraft.

        Eine Studie von Akademikern, die sich mit E-Mails befassen, legt nahe, dass die Verwendung eines angemessenen, freundlichen Tons und einer angemessenen Einstellung in E-Mails dazu beitragen kann, die Herausforderungen zu mindern, die das Medium mit sich bringt.

        Indem Sie professionell, höflich und überzeugend, aber dennoch freundlich sind, können Sie die Leute dazu bringen, zu antworten. Eine E-Mail wird jedoch wahrscheinlich ignoriert, wenn sie unhöflich, aggressiv und ambivalent wirkt. Sie müssen also kreativ werden und verschiedene Arten von Verkaufs-E-Mails versenden, um die Aufmerksamkeit Ihrer Leser auf sich zu ziehen.

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        Warum sind sanfte Erinnerungs-E-Mails wichtig?

        Das Schreiben höflicher Erinnerungs-E-Mails ist eine Notwendigkeit in unserem Privat- und Berufsleben. Mit 300 Milliarden versendeten E-Mails pro Tag sind E-Mails die Geschäftswährung der Welt.

        Wie bereits erwähnt, erhält eine durchschnittliche Führungskraft 121 E-Mails pro Tag, und erschreckende 35 % der E-Mails bleiben ungelesen. Manchmal kann in diesen ungelesenen E-Mails sogar die wesentliche Korrespondenz übersehen werden. Und eine verpasste E-Mail kann zu Umsatzeinbußen führen.

        Es ist jedoch auch möglich, dass die Empfänger Ihre E-Mails nicht absichtlich ignorieren. Die immer sensibleren Spam-Filter können Ihre E-Mails als Junk kennzeichnen, insbesondere wenn sie Anhänge enthalten.

        Sanfte Erinnerungs-E-Mails sind eine Herausforderung beim Schreiben und es kann unangenehm sein, sie zu erhalten, daher ist es ein guter Anfang, sie kurz zu halten. Der Empfänger muss zwei Dinge tun – Ihre E-Mail lesen und antworten. So einfach ist das!

        Verfolgen Sie Ihre E-Mail-Performance

        Prüfen Sie, wie E-Mail-Marketing Ihnen helfen kann, Erinnerungs-E-Mails effizient zu versenden.

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        Wie schreibe ich eine effektive sanfte Erinnerungs-E-Mail?

        Menschen neigen dazu, zu vergessen, und Ihre potenziellen Interessenten sind da keine Ausnahme. Wenn sie also Ihre E-Mail vergessen haben, senden Sie eine sanfte Erinnerungs-E-Mail. Achten Sie jedoch auf den richtigen Ton. Sie sollten den Interessenten nicht verärgern.

        Sobald Sie die Erinnerungs-E-Mail gesendet haben, müssen Sie Ihre E-Mails verfolgen und sehen, ob sie Ihre E-Mails geöffnet oder ignoriert haben. Das Verfolgen von E-Mails und das Messen der Leistung kann mit verschiedenen E-Mail-Marketing-KPIs erfolgen.

        Wie schreiben wir also eine Erinnerungs-E-Mail, die die Aufmerksamkeit des Interessenten erregen soll?

        Betrachten wir ein fiktives Szenario:

        Sie haben mit dem potenziellen Kunden ein Gespräch geführt, um seine Bedürfnisse zu verstehen. Nachdem Sie die grundlegenden Anforderungen verstanden haben, haben Sie den Interessenten gebeten, Sie zu einer Produktdemo zu treffen.

        Der Interessent willigt ein, sich nächste Woche am Dienstag im Lousiville Marriott zum Produktdemo-Meeting zu treffen. Sie haben also gesagt, dass Sie eine Besprechungsbestätigung senden werden, und ihn gebeten, diese zu bestätigen. Er ist damit einverstanden.

        Sie haben zwei Tage gewartet, aber keine Bestätigungs-E-Mail erhalten.

        Eine Bestätigungs-E-Mail ist sehr wichtig, denn wenn die Zeit des Termins kommt und der Interessent nicht zum Treffen erscheint, verschwenden Sie am Ende Zeit.

        Senden Sie also eine Erinnerung für die Terminbestätigungs-E-Mail.

        So müssen Sie eine Erinnerungs-E-Mail verfassen. Unter Bezugnahme auf das obige Szenario finden Sie unten ein Beispiel für den Entwurf einer Erinnerungs-E-Mail zur Besprechungsbestätigung.

        1. Haben Sie eine klare Betreffzeile

        47% der E-Mail-Empfänger öffnen eine E-Mail basierend auf der Betreffzeile. Außerdem melden 69 % der E-Mail-Empfänger E-Mails allein aufgrund der Betreffzeile als Spam.

        sanfte Erinnerungs-E-Mail-Betreffzeile

        Die obigen Statistiken sprechen Bände über die Bedeutung einer Betreffzeile. Ihre Klickrate hängt von der Betreffzeile ab. Stellen Sie also sicher, dass Sie es nicht als selbstverständlich ansehen.

        Ihre Betreffzeile-

        • Sollte kurz und klar sein
        • Muss einfach und fokussiert sein
        • Sollte keine unnötigen Wörter wie „Hallo“ und „Danke“ enthalten
        • Muss den Inhalt der Nachricht widerspiegeln

        Wenn Sie eine überzeugende E-Mail-Betreffzeile für Ihr Publikum schreiben möchten, sehen Sie sich die über 60 besten E-Mail-Betreffzeilen an.

        2. Anrede ist wichtig

        Ja, Sie senden eine Erinnerungs-E-Mail, aber das bedeutet nicht, dass Sie direkt zum Punkt kommen. Die meisten Vertriebsmitarbeiter neigen dazu, die Anrede in der zweiten oder dritten E-Mail zu überspringen.

        Nun, es ist entscheidend, respektvoll zu sein und die Botschaft richtig zu öffnen.

        Adressieren Sie den Empfänger, dem Sie die E-Mail senden, mit einem Gruß wie

        „Liebe Bronwyn“.

        Wenn Sie eine gute Beziehung zu dem Interessenten aufgebaut haben, können Sie dem Namen sogar ein „Hi“ voranstellen.

        Denken Sie an die Person, die die E-Mail lesen wird, bevor Sie die Anrede schreiben. Vermeiden Sie Begrüßungen wie „Hey“ oder „An wen auch immer, es betrifft“.

        3. Körper (Handnachricht)

        Ihre Hauptbotschaft in der Erinnerungs-E-Mail sollte einfach und kurz sein. Interessenten ziehen es nicht vor, lange E-Mails zu lesen, die länger als ein paar Minuten dauern. Seien Sie also direkt. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie beim Verfassen der Hauptbotschaft einen bescheidenen Ton bewahren.

        4. Konzentrieren Sie sich auf das Ende

        Das Schließen Ihrer E-Mail ist wichtig. Es besteht die Möglichkeit, dass der potenzielle Kunde an dem Tag besetzt ist, an dem Sie ein Meeting angesetzt haben. Geben Sie ihnen Ihre Telefonnummer. Fragen Sie sie, ob sie das Datum oder die Uhrzeit des bevorstehenden Meetings ändern möchten. Sagen Sie ihnen, dass das Meeting nach Belieben verschoben werden kann.

        5. E-Mail-Signatur

        E-Mail Signatur

        E-Mail-Signaturen sind wichtig, auch wenn Sie eine sanfte Erinnerungs-E-Mail senden. Stellen Sie also sicher, dass Sie es nicht überspringen. Erstellen Sie eine professionelle E-Mail-Signatur, um beim potenziellen Kunden einen guten Eindruck zu hinterlassen. Sie können einen E-Mail-Signaturgenerator verwenden, um eine wirkungsvolle E-Mail-Signatur zu erstellen.

        • Ihre E-Mail-Signatur sollte nicht mehr als drei oder vier Textzeilen haben
        • Vermeiden Sie es, Ihrer E-Mail-Signatur eine E-Mail-Adresse hinzuzufügen
        • Ignorieren Sie lange Anführungszeichen und Phrasen, die Ihrer E-Mail-Signatur keinen Mehrwert verleihen

        Kleine Tipps, die Ihnen helfen, eine gute, sanfte Erinnerungs-E-Mail zu schreiben

        Sie haben jetzt gelernt, wie Sie eine höfliche Erinnerungs-E-Mail strukturieren, und bevor wir uns abmelden, haben wir einige Tipps für Sie, die Ihnen helfen, die beste sanfte Erinnerungs-E-Mail zu schreiben.

        sanfte Erinnerungs-E-Mail-Tipps

        1. Kommen Sie auf den Punkt

        Weichen Sie nicht von Ihrer Sache ab. Sie schreiben die Erinnerungs-E-Mail zu einem bestimmten Zweck, seien Sie also direkt in Ihrer E-Mail.

        Anstatt eine Geschichte zu schreiben, die Ihren Leser letztendlich ermüden würde, können Sie Ihre E-Mail mit einigen interessanten Fakten beginnen, um sie süchtig zu machen. Dann können Sie mit dem Hauptzweck Ihrer E-Mail beginnen.

        Denken Sie daran, Sie müssen freundlich, aber bestimmt sein.

        2. Vermeiden Sie Verlegenheit

        Sie wissen, dass sie Ihre erste E-Mail bereits erhalten haben und wahrscheinlich auch haben! Weisen Sie es jedoch nicht darauf hin und schämen Sie sich.

        Sie können nicht direkt schreiben: „Sie haben immer noch nicht auf meine E-Mail geantwortet.“ Wenn Sie in diesem Fall um den heißen Brei herumreden müssen, dann tun Sie es, denn das wird Ihnen eine Antwort einbringen.

        Seien Sie also freundlich, höflich, freundlich und konzentriert.

        3. Entschuldige dich nie

        Es ist sehr einfach für uns, uns zu entschuldigen, und wir neigen dazu, es oft zu tun. Sie müssen dies jedoch nicht tun, während Sie Erinnerungsnachrichten an Ihre Kunden schreiben.

        wenn du haben um etwas zu tun, um den Schlag abzumildern, vielleicht schreiben „Vielleicht haben Sie meine vorherige E-Mail verpasst“aber denken Sie immer daran, dass Sie das nicht brauchen.

        Vermeiden Sie auch das Schreiben “Nur eine Erinnerung….” Art von Dingen.

        4. Geben Sie eine Lösung an

        Geben Sie immer den Grund für Ihre Erinnerungs-E-Mail an. Wenn Sie möchten, dass Ihre Empfänger reagieren und eine Aktion ausführen, dann sagen Sie es ihnen!

        Dazu müssen Sie ihre Schmerzpunkte herausfinden und dann eine E-Mail senden, die die Herausforderungen löst, mit denen sie konfrontiert sind. Durch die Implementierung dieser Praxis haben Sie ihre Herausforderungen gelöst und auch erfolgreich eine Erinnerungs-E-Mail gesendet.

        Sagen Sie der Person, was Sie von ihr wollen und bis wann.

        5. Fördert die Kommunikation

        In einigen Fällen ist eine Person wirklich nicht in der Lage, Ihnen zu antworten. Bieten Sie in diesem Fall mehrere Gelegenheiten und Aufforderungen, um sie zum Antworten zu ermutigen. Sie können E-Mail-Automatisierung implementieren, um Ihre Reichweite zu beschleunigen und die Aufmerksamkeit Ihrer Abonnenten zu gewinnen.

        Wenn sie Ihnen keine E-Mail senden möchten, geben Sie ihnen die Möglichkeit, Sie über einen anderen Kommunikationsweg zu erreichen.

        Sanfte Erinnerungs-E-Mail-Vorlagen für jede Situation

        Das Schreiben freundlicher Erinnerungs-E-Mails ist eine Aufgabe für sich. Deshalb habe ich eine Liste mit Erinnerungs-E-Mail-Vorlagen erstellt, die Sie direkt verwenden und Zeit sparen können.

        1. E-Mail-Vorlage für Besprechungserinnerungen

        Subject: Sales presentation meeting this Friday!

        Hello Alex, I have scheduled our meeting on Friday (20th May 2022) as per our last conversation. Based on your company's requirements, our sales team has created a comprehensive presentation that will resolve all your queries. Please find below the link to the meeting - [Meeting link] Regards, Kevin Miller.

        2. E-Mail-Vorlage für fällige Zahlungserinnerung

        Subject line: Your payment due date has passed

        Hello Andrea, This email is regarding your subscription renewal payment, for which the due date (10th May 2022) has passed. We request you to make the payment immediately to avoid the deactivation of your account. Kindly let me know by when I can expect the payment so I can notify the team accordingly. If we don't receive the payment within the next 10 days, we will have to deactivate your account. You can contact me if you're facing any difficulties while making the payment. Kind regards, Team Nicasso.

        3. Features starten E-Mail-Vorlage

        Subject line: Power through your goals with our new features

        Hello Michael, I hope this email finds you well. To help you streamline your business process, we're back with powerful new features this quarter.
        1. Marketing automation journeys to automate your business process.
        2. Smart web forms so that you can capture the leads directly from your website.
        3. Live chat and chat journeys to automate your conversations.
        4. Meeting scheduler that enables you to organize your calendar and book meetings.
        I hope this information was useful. Kindly reach out to me if you have any more queries. Regards, Jennifer Clarke.

        4. E-Mail-Vorlage für Verkaufserinnerungen

        Subject line: We have updated your offer!

        Hi Kevin, I am writing this reminder message regarding our last conversation, and as per your requirement, our sales team has made the modification to the previous offer. Kindly let me know if you require any more information and let me know your decision. Kind regards, Luke.

        5. E-Mail-Vorlage für eine sanfte Erinnerung zur Nachverfolgung

        Subject line: Following up on our last discussion

        Hi Lincon, This email is just a friendly reminder in regards to our last meeting, so could you please let me know your decision? If you need any more help or information, you can reach out to our team. We can also schedule a demo if you're interested. I look forward to hearing from you. Kind regards, Sara Michelle.

        6. E-Mail-Vorlage für Ereigniserinnerungen

        Subject line: Only 3 days to go till our event!

        Hi Ashley, Greetings from team Salesmate! Our SaaS event is only 3 days away, and we're excited to see you there! Agenda - 9:00 am to 10:00 am - Registration and orientation 10:15 am to 11:30 am - Speaker 1 (Digital marketing evolution) 11:40 am to 1: 30 pm - Lunch 2:00 pm to 5:00 pm - Speaker 2 (Business growth via digital marketing) 5:00 pm to 6:00 pm - High tea and networking We look forward to your presence! Cheers, Team KoiChat.

        7. Flash-Verkaufserinnerungs-E-Mail-Vorlage

        Subject line: Grab the discount before it's too late!

        Hi Sharon, Did you know that Joyfull is running an end-of-summer sale?!! Yes, you can avail up to an 80% discount on our products! So, what are you waiting for? Fill up your cart now and save big! Cheers, Team Joyfull.

        8. E-Mail-Vorlage zur Erinnerung an verpasste Fristen

        Subject line: You have missed your submission deadline!

        Hello Jonathan, As per your last email, I was supposed to receive the guest post article on the 12th of April. However, I haven't received any email from you regarding the same. Could you please check and let me know by when you'll be able to submit it? As we are running on a strict deadline, I would appreciate an immediate response. Kind regards, Mellissa Monroe.

        Basierend auf diesen wenigen Beispielen für E-Mail-Erinnerungsvorlagen bin ich sicher, dass Sie besser mit Ihren Kunden in Kontakt treten können. Darüber hinaus müssen Sie beim Erstellen einer freundlichen Erinnerungs-E-Mail sicherstellen, dass die Betreffzeilen der Erinnerungs-E-Mail fesselnd sind, damit Sie die Öffnungsrate Ihrer E-Mails verbessern können.

        einpacken

        Seien Sie nicht enttäuscht, wenn Sie keine Antwort von Ihrem Interessenten erhalten. Eine sanfte Erinnerungs-E-Mail kann dabei helfen, eine Antwort vom Interessenten zu erhalten. Geben Sie sich also ein wenig Mühe, eine bescheidene Erinnerungs-E-Mail zu verfassen und zu versenden, wenn Sie keine Antwort auf Ihre ursprüngliche E-Mail erhalten.

        Sie müssen nicht unbedingt nach einer Erinnerungs-E-Mail aufhören. Sie können zwei bis drei Erinnerungs-E-Mails senden, um Ihre Chancen auf eine Antwort zu erhöhen.

        Zur Arbeitserleichterung können Sie Ihre Erinnerungs-E-Mails automatisieren. Mit High-End-CRM wie Salesmate können Sie eine Reihe von E-Mails erstellen, um Erinnerungs-E-Mails an Ihren potenziellen Kunden zu senden. Sie können dieser Sequenz beliebig viele Schritte hinzufügen. Das Versenden von mehr als zwei oder drei Erinnerungs-E-Mails kann den Interessenten jedoch verärgern. Seien Sie also vorsichtig, wenn Sie die Schritte der Sequenz festlegen.

        Salesmate ist eine der besten CRM-Software, mit der Sie E-Mails und Text in einer einzigen Sequenz zusammenführen können. So können Sie Ihren Interessenten sogar Erinnerungen per Textnachricht senden. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Nachrichten wahrgenommen werden.

        Das Beste an Salesmate CRM ist, dass Sie damit Ihre E-Mails verfolgen können. So können Sie sich den Bericht ansehen und Ihren nächsten Schritt intelligent planen. Sie können die E-Mail-Vorlagen in diesem intuitiven Tool speichern. Salesmate hilft Ihnen, Zeit zu sparen und die E-Mail-Produktivität zu steigern.

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