How to Handle the Challenges of Contract Execution Like a Boss


Was ist Vertragsabwicklung und warum verdient sie besondere Aufmerksamkeit?

Die Leute missbrauchen den Begriff Vertragsabwicklung zu oft.

Es hat jedoch eine allgemein akzeptierte Definition und eine klar definierte Rolle im Lebenszyklus eines Vertrags. Wenn Sie es richtig machen, können Sie besser verstehen, wie Sie mit Vereinbarungen umgehen.

Hier ist das Wichtigste, was Sie darüber wissen sollten.

Wie man mit den Herausforderungen der Vertragsabwicklung umgeht

  1. Bei der Vertragsausführung geht es nicht darum, das Leben eines Dokuments zu beenden

  2. Was kann schon schief gehen?

  3. Der Turmbau zu Babel

  4. Sich in der Übersetzung verlieren

  5. Den einen auswählen

  6. Halten Sie sich an den Buchstaben, den Geist und die Frist

  7. Den entscheidenden Schlag machen

  8. Die Zielgeraden zu einem erfüllten Vertrag

  9. Alles zusammenfügen

Bei der Vertragsausführung geht es nicht darum, das Leben eines Dokuments zu beenden

Die Vertragsausführung mag so klingen, als würde man den Vertrag bis zum Ende seiner Laufzeit führen, wenn alle Vertragsziele erreicht wurden. Aber das ist ein weit verbreiteter Irrglaube.

Die Vertragsausführung steht für die Unterzeichnung des Vertrags und dessen Umsetzung, eine bestimmte Phase des Vertragsverwaltungsprozesses.

Dieser Prozess erstreckt sich von der frühen Planung bis zur Nachvertragsprüfung und umfasst mehrere weitere Phasen (z. B. Vertragsmanagement).

Im Vergleich zu diesen anderen Phasen sieht die Vertragsausführung einfach aus. Doch auch hier kann es knifflig werden.

Was kann schon schief gehen?

Sie haben viel Mühe darauf verwendet, die Vertragsbedingungen mit der anderen Seite auszuhandeln und alles in einem Entwurf zu organisieren.

Durch mehrfache Überarbeitung poliert, glänzen die schwarzen Buchstaben auf dem weißen Hintergrund und warten darauf, in die Tat umgesetzt zu werden. Was kann sich also auf Ihren Arbeitsablauf hin zu einem ausgeführten Vertrag auswirken?

Eigentlich ein paar Dinge.

1. Der Turmbau zu Babel

Sobald der schriftliche Vertrag unterzeichnet ist, müssen alle beteiligten Personen ihre Kopien erhalten. „Warte, warum überspringen wir den Einfärbevorgang?“

Ich höre dich fragen. Aber wir überspringen es nicht – wir schlagen vor, ein paar Schritte früher zu beginnen.

Am Ende bauen Sie vielleicht den Turm zu Babel.

Der Turmbau zu Babel begann als Projekt, bei dem alle Beteiligten dieselbe Sprache sprachen. Doch das Projekt scheiterte, weil sich die Beteiligten eines Tages nicht mehr verstehen konnten.

Damals war eine höhere Macht im Spiel; Heutzutage treffen wir unsere eigenen Entscheidungen – und wenn nicht alle Parteien buchstäblich und im übertragenen Sinne auf derselben Seite sind, laden wir zum Scheitern ein

Um einen solchen Fehler zu vermeiden, müssen Sie alle Teilnehmer auf dieselbe Seite bringen, indem Sie alle Personen in Ihrem Unternehmen auflisten, die eine Kopie benötigen.

Das Auflisten dieser Personen kann jedoch eine Weile dauern, und Sie möchten auf Ihrem Weg zu einem abgeschlossenen Vertrag keine weitere Unterbrechungszeit hinzufügen.

Beginnen Sie also besser als Erstes damit, Empfänger einzubeziehen. Wer diese Personen sind, hängt vom Vertrag selbst ab. Es könnten Führungskräfte von Unternehmen sein, die als eine Vertragspartei zusammenarbeiten.

Oder es könnten die Abteilungsleiter in Ihrem Unternehmen sein.

2. Sich in der Übersetzung verlieren

Das Datum, an dem Sie einen Vertrag abschließen, ist normalerweise der Tag, an dem Sie ihn unterschrieben haben. Aber wie nennen Sie es – das Ausführungsdatum oder das Wirksamkeitsdatum?

Die Antwort ist das Ausführungsdatum. Sofern Sie im Vertrag den Tag angeben, an dem die Vertragsverhältnisse beginnen, ist dieser Tag des Inkrafttretens.

Ihre schriftliche Vereinbarung kann jedoch besagen, dass sie wirksam sein sollte, sobald sie unterzeichnet wurde.

Verwechseln Sie die beiden nicht.

3. Den einen auswählen

Jetzt sind Sie einem der wichtigsten Punkte im Lebenszyklus Ihres Vertrags nahe gekommen: der Unterzeichnung. Aber wissen Sie, wer den entscheidenden Federstrich machen sollte?

Wenn Sie ein Einzelunternehmer oder eine Einzelperson (z. B. Immobilienbesitzer) sind, liegt die Antwort auf der Hand.

Bei einer Kapitalgesellschaft oder Gesellschaft mit beschränkter Haftung (LLC) wird es etwas schwieriger. In diesem Fall gibt das US-Gesetz einem Direktor oder leitenden Angestellten die Befugnis, den Vertrag zu unterschreiben.

Ihre LLC-Betriebsvereinbarung oder Satzung kann diese Befugnis jedoch einem anderen Stakeholder übertragen.

Bei einer Personengesellschaft ist der persönlich haftende Gesellschafter der Standardunterzeichner, sofern der Gesellschaftsvertrag nichts anderes bestimmt.

Und wenn Sie mit einer Regierungsbehörde zusammenarbeiten, gilt diese Regel:

„Nur vertragsschließende Beamte dürfen Verträge im Namen der Vereinigten Staaten unterzeichnen. Der Name und die Amtsbezeichnung des vertragschließenden Beamten müssen auf dem Vertrag maschinengeschrieben, gestempelt oder gedruckt werden. Der Vertragsbedienstete unterzeichnet normalerweise den Vertrag, nachdem er vom Auftragnehmer unterzeichnet wurde. Der Vertragsbeauftragte muss sicherstellen, dass der/die Unterzeichner befugt sind, den Auftragnehmer zu binden (siehe spezifische Anforderungen in 4.102 dieses Unterabschnitts).“

Denken Sie daran: Der Auserwählte ist für die Unterzeichnung jedes Nachtrags verantwortlich, wenn Sie und die andere Partei entscheiden, die ursprüngliche Vereinbarung zu optimieren.

4. Einhaltung des Buchstabens, des Geistes und der Frist

Bevor Sie den Vertrag unterzeichnen, müssen Sie und die andere Partei ihn einer rechtlichen Prüfung unterziehen. Und dieser Prozess kann viel Zeit in Anspruch nehmen und das Geschäft verlangsamen.

Die rechtliche Überprüfung ist ein Schritt, den Sie auf dem Weg zu einem abgeschlossenen Vertrag nicht überspringen können. Aber Sie können es beschleunigen: Heben Sie die Teile des Vertrags hervor, die die Aufmerksamkeit der Rechtsabteilung des anderen Unterzeichners erfordern.

Beispielsweise können Sie drei Seiten eines zehnseitigen Dokuments hervorheben, in dem die rechtlichen Bedingungen des Vertrags aufgeführt sind.

Die andere Partei muss nur die restlichen sieben überfliegen, bevor sie sie an ihre Rechtsabteilung weitergibt.

Und wenn Sie Vertragsverwaltungssoftware wie PandaDoc verwenden, können Sie dieses Rechtsteam sogar neben den hervorgehobenen Abschnitten markieren.

5. Den entscheidenden Schlag machen

Vor COVID war es eine Herausforderung, Unterschriften auf Papier zu bringen. Jeder wollte die traditionellen nassen, manchmal sogar, wenn die Vertragsparteien in verschiedenen Teilen der Welt waren.

Alte Konventionen sterben schwer, und es bedurfte einer tödlichen Krankheit, um diese Art des Denkens zu beseitigen.

Heutzutage gibt es keinen Grund, die Verwendung elektronischer Signaturen zu vermeiden, und unzählige Gründe, warum die Technologie angenommen werden sollte.

Erstens halten die Regulierungsbehörden sie für die meisten Arten von Verträgen für legitim.

Hier ist ein Auszug aus dem Electronic Signatures in Global and National Commerce Act:

Ungeachtet aller Gesetze, Verordnungen oder sonstigen Rechtsnormen (mit Ausnahme dieses Titels und Titels II) in Bezug auf Transaktionen im oder mit Auswirkungen auf den zwischenstaatlichen oder ausländischen Handel –

(1) Einer Unterschrift, einem Vertrag oder einer anderen Aufzeichnung in Bezug auf eine solche Transaktion darf die Rechtswirkung, Gültigkeit oder Durchsetzbarkeit nicht verweigert werden, nur weil sie in elektronischer Form vorliegt; und

(2) Einem Vertrag über ein solches Geschäft darf die Rechtswirksamkeit, Gültigkeit oder Durchsetzbarkeit nicht allein deshalb verweigert werden, weil a elektronische Unterschrift oder elektronische Aufzeichnung wurde bei seiner Bildung verwendet.

Zweitens haben Sie eine Reihe von digitalen Tools zur Auswahl, mit denen Sie „Papiere“ aus der Ferne unterschreiben können.

Hier sind die häufigsten Auswahlmöglichkeiten:

  • PandaDoc
  • Adobe
  • Unterschreibe jetzt
  • Eversign
  • DocuSign
  • HalloSign
  • SignEasy
  • eSign Genie
  • DocSend
  • Vorschlagen
  • RechteSignatur

PandaDoc ist zum einen mehr als nur eine Anwendung für digitale Signaturen. Es rationalisiert den gesamten Arbeitsablauf der Vertragsverwaltung für Sie, einschließlich Ihres Wegs zu einem abgeschlossenen Vertrag.

Innerhalb einer Oberfläche können Sie Vertragsvorlagen verwenden, mit anderen Parteien an einem Entwurf zusammenarbeiten, ihn an alle Beteiligten verteilen, ihn unterzeichnen und vieles mehr.

6. Die Zielgeraden zu einem abgeschlossenen Vertrag

Die Unterzeichnung eines Rechtsdokuments reicht nicht aus, um es vollständig zum Leben zu erwecken. Sie haben zuvor eine Liste der Personen erstellt, die eine Kopie des unterzeichneten Vertrags benötigen, und jetzt müssen Sie sie mit ihnen teilen.

Wenn Sie Software wie PandaDoc verwenden, können Sie dies mit ein paar Klicks tun. Andernfalls senden Sie es per E-Mail und rufen Sie danach an, um sicherzustellen, dass Ihre Nachricht nicht verloren geht.

Herzliche Glückwünsche! Sie haben jetzt einen ausgeführten Vertrag. Möge die Beschaffung beginnen!

Alles zusammenfügen

Bei der Vertragsabwicklung geht es darum, einen Vertrag zu unterzeichnen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten eine Kopie erhalten, von der sie arbeiten können.

Dazu gehören das Erstellen einer Empfängerliste, die Klärung von Terminen im Vertrag, die Vermeidung langer juristischer Prüfungen, die Auswahl der Unterzeichner sowie die Unterzeichnung und Verteilung der Kopien.

Der beste Weg, diesen Prozess durchzuführen, ist die Verwendung einer Vertragsverwaltungssoftware. Ein Beispiel für eine solche Software ist PandaDoc, die alle Tools enthält, die Sie in jeder Phase benötigen.

Überzeugen Sie sich selbst – starten Sie jetzt Ihre kostenlose Testversion.

Oft gestellte Frage


  • Die Vertragsausführung ist eine wichtige Phase des Vertragslebenszyklus, in der die Parteien einen Vertrag unterzeichnen und in die Tat umsetzen.


  • Sie beginnen mit der Vertragsausführung, indem Sie eine Liste der Personen in Ihrem Unternehmen erstellen, die eine Kopie des Dokuments erhalten müssen.


  • Ein Vertrag kommt zum Stichtag zustande. Dies könnte im Vertrag als bestimmter Tag oder als Ausführungsdatum (Datum der Vertragsunterzeichnung) angegeben werden.


  • Heben Sie die Teile hervor, die die Aufmerksamkeit der Rechtsabteilung der anderen Partei erfordern.


  • Wenn Ihre Partei aus einer Person besteht, sollte diese Person den Vertrag unterzeichnen. Wenn Sie eine Organisation sind, ist dies die Aufgabe der Führungskraft oder einer speziell autorisierten Person. Letzteres gilt für Personengesellschaften ebenso wie alternativ zur Unterschrift der Komplementärin. In Regierungsorganisationen sind nur Vertragsbeamte befugt, Vereinbarungen zu treffen.


  • Ja, elektronische Signaturen sind in den meisten Fällen rechtsverbindlich. Gemäß dem Electronic Signatures in Global and National Commerce Act sollten Signaturen nicht als ungültig erachtet werden, nur weil sie elektronisch sind.

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