How To Document Your Workflow Towards Business Automation


Automatisierung spart Ihnen Zeit und Geld. Aber um von den Vorteilen zu profitieren, müssen Sie zuerst Ihren Arbeitsablauf effektiv dokumentieren.

Obwohl wichtig, kann die Workflow-Dokumentation immer noch wie eine langweilige Übung wirken, die Sie natürlich vermeiden möchten.

Aber hier sind zwei gute Nachrichten: Erstens ist die Dokumentation von Prozessen nicht so trist, wie es scheinen mag. Und zweitens, wenn es richtig gemacht wird, führt es zu mehr Spaß, Geld und Geschäftswachstum.

In diesem Artikel entpacken wir den Prozess der Dokumentation von Geschäftsprozessen (Wortspiel beabsichtigt).

So dokumentieren Sie Ihren Workflow

  1. Wählen Sie einen Prozess aus

  2. Nehmen Sie den Prozess auseinander

  3. Ein Ziel setzen

  4. Schreibe eine Wegbeschreibung

  5. Überprüfen Sie, was Sie geschrieben haben

  6. Workflow-Dokumentation in die Tat umsetzen

  7. Abschließende Gedanken

Haben wir nicht alle genug regulatorische Bürokratie zu bewältigen?

Alle Organisationen dokumentieren ihren Arbeitsablauf, um den behördlichen Vorschriften zu entsprechen, ja.

Daher hat sich das Dokumentieren natürlich den Ruf erworben, eine bedeutungslose Aufgabe zu sein, die Ihnen die Macht auferlegt, und nicht eine Handlung Ihrer Wahl. Und der Kauf dieses Rufs könnte Sie in eine Falle führen.

Da sich die Automatisierung auf immer mehr Prozesse ausdehnt, müssen Sie verstehen, wie die Dinge in Ihrem Unternehmen funktionieren. Das sehen Sie aber erst, wenn Sie Ihren Workflow analysiert und dokumentiert haben.

Wenn Sie jedoch immer noch nicht von der Idee inspiriert sind, ziehen Sie diese zehn (!) Vorteile der Dokumentation Ihres Workflows in Betracht, Vorteile, die über die Automatisierung hinausgehen:

  1. Konsistenz. Alle sind auf der gleichen Seite, da sie auf den gleichen Vorlagen basieren, und das Unternehmen entwickelt einen reibungslosen Schritt nach dem anderen.
  2. Schnelles Onboarding und Training. Sie müssen einem neuen Mitarbeiter oder demjenigen, den Sie gerade in neue Schuhe gesteckt haben, nicht alles erklären.
  3. Fehlerreduzierung. Wenn alle nach den gleichen Arbeitsprinzipien arbeiten, haben Sie weniger Fehler und können auftretende leicht nachverfolgen.
  4. Gesundes Arbeitsumfeld. Sie müssen Menschen nicht im Mikromanagement verwalten, wenn Sie wissen, dass sie wissen, was zu tun ist, wodurch sie sich nicht überwacht fühlen können.
  5. Anpassungsfähigkeit. Sie passen sich schnell an Veränderungen an, wenn Sie zurückgehen und sehen können, wie alles in Ihrem Unternehmen funktioniert. Sie wissen, welche Tasten Sie drücken und welche Elemente Sie durch etwas Passenderes ersetzen müssen.
  6. Optimierung. Sie können einen gut dokumentierten Prozess studieren und optimieren, indem Sie einfach ein paar Punkte in einer Vorlage oder einem Tutorial optimieren.
  7. Skalierbarkeit. Selbst wenn Sie klein anfangen, sollten Sie Ihren Workflow (und das Workflow-Management) dokumentieren, um Ihr Unternehmen später mühelos zu skalieren.
  8. Umsetzbare Erkenntnisse. Sie können Ihre Geschäftsprozesse bis ins kleinste Detail studieren und Engpässe und Wachstumspotenziale erkennen.
  9. Kreativität. Wenn Sie nicht darüber nachdenken müssen, wie eine sich wiederholende Aufgabe zu erledigen ist, sparen Sie geistige Energie für kreatives Denken. Schließlich optimierte Steve Jobs seine Gehirnleistung, indem er nicht jeden Tag darüber nachdachte, was er anziehen sollte – er trug einfach dasselbe.
  10. Vermächtnis. Mit gut dokumentierten Prozessen können Sie jeden Punkt Ihrer Unternehmensgeschichte noch einmal Revue passieren lassen. Sie können dies verwenden, um Fallstudien für Ihr Buch, Ihren Kurs oder Ihr Coaching-Programm zu finden.

Um diese Belohnungen zu erhalten, müssen Sie mehr dokumentieren, als die Aufsichtsbehörde von Ihnen erwartet. Die Aufgabe mag zermürbend klingen, aber nur, bis Sie herausgefunden haben, was Sie dokumentieren müssen, und sehen, wie dies das Spiel verändert hat.

Und denken Sie daran: Der wahre Spaß kann erst beginnen, wenn Sie Ihre Hände durch Workflow-Automatisierung von der Arbeit befreit haben.

Warte… Reden wir über das Schreiben von Berichten?

„Okay, ich sehe, dass es Sinn macht, Prozesse zu dokumentieren. Aber bedeutet das, eine Anleitung zu erstellen oder eher einen Prozess für eine Retrospektive aufzuzeichnen?„Ich höre dich fragen. Und die Antwort ist ja.

Die Workflow-Dokumentation funktioniert in beide Richtungen:

  1. Dokumentieren Sie jeden Prozess, während er abgeschlossen ist.
  2. Dokumentieren, wie jeder Prozess abgeschlossen werden sollte.

Dokumentation ist jedoch nicht unbedingt ein Stapel Papiere oder ein mit PDFs vollgestopfter Computerordner. Unter Dokumentation verstehen wir Aufzeichnungen von Ereignissen und Richtlinien, gleich in welcher Form.

Denken Sie also an einen Excel-Tabelleneintrag, eine Vorlage in Ihrer Workflow-Software oder tatsächlich an eine Notiz auf einer Serviette. Alle werden dazu beitragen, Ihren Arbeitsablauf zu rationalisieren, alle werden die Automatisierung vorantreiben.

Aber was genau muss ich tun?

Der Prozess der Dokumentation eines Workflows ist unkompliziert. So geht’s.

Schritt 1. Wählen Sie einen Prozess aus

Jeder Geschäftsprozess erfordert eine spezifische Einstellung. Zum Beispiel unterscheiden sich die Schritte bei der Befestigung der Ausrüstung von denen im Budgetgenehmigungsprozess. Wählen Sie also zuerst aus, welchen Prozess Sie dokumentieren möchten.

Sie können es als Budgetanfrage, Mitarbeiter-Onboarding, Anlagenwartung oder ähnliches gestalten.

Schritt 2. Nehmen Sie den Prozess auseinander

Sobald Sie sich entschieden haben, welchen Prozess Sie angehen möchten, sollten Sie ihn hinterfragen. Unterteilen Sie den Prozess in kleine Schritte und visualisieren Sie die Reise, um den Prozess im Detail zu beschreiben.

Wenn Sie PandaDoc verwenden, können Sie Ihr Konto mit Monday.com verbinden – einer Aufgabenverwaltungsplattform. Diese Plattform bietet viele Möglichkeiten, einen Prozessablauf zu visualisieren, einschließlich Flussdiagrammen und Diagrammen.

Ein Prozess, der Schritt für Schritt in einer Gantt-Ansicht von monday.com dargestellt wird

So dokumentieren Sie Arbeitsabläufe

Bei PandaDoc verwenden wir Monday.com, um unseren Arbeitsablauf zu optimieren. Und wir lieben die Plattform, weshalb wir sie in unseren Service integriert haben.

Wenn Sie jetzt PandaDoc zu Ihren Monday.com-Tools hinzufügen, können Sie Standarddokumente (z. B. Verkaufsangebote) aus einer Vorlage mit wenigen Klicks auf einem Bildschirm erstellen.

Außerdem wissen Sie nach dem Versenden eines Dokuments, ob und wann der Empfänger es geöffnet hat. Die Automatisierung, die wir lieben.

Schritt 3. Setzen Sie sich ein Ziel

Jeder Prozess hat einen Anfang und ein Ende. Ein organisatorischer Prozess endet mit einem Endziel wie dem Abschluss eines Verkaufs oder der Behebung eines Fehlers.

Überdenken Sie die Zielsetzung nicht – verwenden Sie einfach das klassische SMART-Framework. Dies deutet darauf hin, dass Sie Ihre Ziele erreichen:

  • Sspezifisch: auf einen bestimmten Bereich abzielen
  • Mmessbar: Geben Sie an, welche Metriken Sie verwenden werden, um den Fortschritt zu verfolgen
  • VERFÜGT ÜBERErreichbar: Weisen Sie eine oder mehrere verantwortliche Personen zu
  • Rrealistisch: Stellen Sie sicher, dass die Ergebnisse nicht mehr Ressourcen erfordern, als Sie haben
  • TZeitbezogen: Legen Sie eine Frist oder eine durchschnittliche Zeit fest, um die Aufgabe zu erledigen

Wenn Sie ein SMART-Ziel erreicht haben, sollten Sie es je nach Prozesstyp mit einem Dokument wie einem Bericht oder einem Vertrag nachweisen.

Schritt 4. Schreiben Sie eine Wegbeschreibung

Jetzt, da Sie den Prozess als HQ-Bild haben, können Sie Anweisungen schreiben. Grundlagen des Technischen Schreibens von der University of Victoria in British Columbia, Kanada, schlagen die folgenden Praktiken vor:

  • Geben Sie am Anfang technischen Hintergrund (z. B. Fachbegriffe)
  • Geben Sie an, wo der Prozessausführende Ressourcen, Informationen und Berechtigungen erhalten kann
  • Halten Sie die Sprache klar, präzise und einfach
  • Vermeiden Sie das Passiv und geben Sie immer an, wer was macht
  • Beschreiben Sie jeden Schritt bis ins kleinste technische Detail
  • Schließen Sie alle denkbaren Prozessvariationen und möglichen Engpässe ein
  • Schließen Sie Warn- und Vorsichtshinweise ein und machen Sie diese sofort sichtbar
  • Begleiten Sie das Dokument mit Abbildungen und Beispielen
  • Präsentieren Sie die Anweisungen auf verständliche Weise, indem Sie Überschriften, Unterüberschriften, Fettschrift und Listen hinzufügen

Schritt 5. Überprüfen Sie, was Sie geschrieben haben

Wenn Sie den Vorgang dokumentiert haben, lassen Sie die Dokumentation nach Möglichkeit einige Tage in Ruhe. Schauen Sie dann noch einmal vorbei, um es mit neuen Augen zu betrachten.

Sie werden vielleicht feststellen, dass Sie einige wichtige Details übersehen und ein paar Flusen hinzugefügt haben. Reagieren Sie auf Ihre Erkenntnisse und gehen Sie schließlich die gesamte Reise an – wenn nicht in Echtzeit, dann drehen Sie den Prozess zumindest in Ihrem Kopf.

Workflow-Dokumentation in die Tat umsetzen

Wir haben bereits die Aufgabenverwaltungsplattform Monday.com erwähnt. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie Sie einen Prozess beschreiben könnten, der dadurch durchgeführt werden soll.

Für die Demonstration verwenden wir ein Anweisungslayout einer fiktiven Werbeagentur, um die Voraussetzungen für ein neues Geschäftskonto zu schaffen.

So richten Sie ein Projektboard für einen neuen Kunden ein

  1. Erstelle eine neue Planke damit Ihr Team an dem Konto arbeiten kann.
  2. Fügen Sie eine Zusammenfassung des Kontos in der Board-Beschreibung hinzu.
  3. Ein … kreieren Gruppe für jede Dienstleistung, die Sie dem Kunden erbringen (z. B. Marktforschung).
  4. Teilen Sie jeden Dienst in Projekte auf.
  5. Erstelle ein Artikel für jedes Projekt (z. B. Wettbewerbsanalyse, Zielgruppenanalyse).
  6. Für jede Artikelfügen Sie eine Beschreibung, Verantwortliche und das Fälligkeitsdatum hinzu.
  7. Teilen Sie jedes Projekt in bestimmte Aufgaben auf.
  8. Ein … kreieren Plötzlich für jede Aufgabe (z. B. eine Wettbewerbsliste erstellen, eine Umfrage erstellen).
  9. Für jede Plötzlichfügen Sie eine Beschreibung hinzu, legen Sie eine Priorität fest und weisen Sie Teilnehmer zu.

Abschließende Gedanken

Die Workflow-Dokumentation ist der erste Schritt zur Automatisierung Ihrer Prozesse. Überspringen Sie diesen Schritt, und Sie werden möglicherweise nie die Früchte der Automatisierung ernten.

Aber Ihre Zeit in die Workflow-Dokumentation zu investieren, hat mehr Gründe als nur die Automatisierung. Diese reichen von produktiven Mitarbeitern bis hin zum allgemeinen Geschäftsschub.

Das Ergebnis der Dokumentation eines Workflows ist nicht unbedingt ein Papierdokument. Checklisten in einer Aufgabenverwaltungsanwendung, die Sie erstellen, um einen Rahmen festzulegen und den Fortschritt zu überwachen, zählen ebenfalls.

Aber bevor Sie den Rahmen festlegen, müssen Sie den Prozess studieren und visualisieren.

Einige Dokumente werden jedoch das sein, was sie sind: elektronische Dateien oder gedruckte Medien. PandaDoc verfügt über Vorlagen und Tools, mit denen Sie solche Dateien erstellen und verwenden können. Überzeugen Sie sich selbst – starten Sie Ihre kostenlose Testversion.

Häufig gestellte Fragen


  • Sie müssen wissen, welche Aktionen Sie in einem Prozess automatisieren werden. Und das wissen Sie erst, wenn Sie den Prozess auseinander genommen und Schritt für Schritt beschrieben haben.


  • Beide Ansätze helfen Ihnen, Ihre Prozesse zu verstehen, und beide helfen Ihnen bei der Prozessautomatisierung.


  • Nicht unbedingt. Eine elektronische Vorlage, eine Checkliste in einem Dokumentenmanagementsystem und ein Blatt Papier können jeweils ein Produkt der Dokumentation Ihres Arbeitsablaufs sein.


  • Führen Sie die folgenden fünf Schritte aus: Wählen Sie einen Prozess aus, nehmen Sie ihn auseinander, setzen Sie sich ein Ziel, schreiben Sie Anweisungen und überprüfen Sie, was Sie geschrieben haben.

Leave a Comment