How to Automate Documentation Workflow Without Spending Much Money


Sind Sie entschlossen, den Betrieb zu rationalisieren, stecken aber immer wieder mit dem Papierkram fest?

Die Dokumentation soll die Geschäftseffizienz verbessern, indem sie Zeitverschwendung und die Wahrscheinlichkeit potenzieller Fehler langfristig reduziert. In der Realität ist der Umgang damit oft mühsam und zeitraubend.

Nun, deshalb haben sich die Leute Methoden zur Automatisierung der Dokumentation ausgedacht – und PandaDoc hat Software zur Dokumentenautomatisierung entwickelt. In diesem Artikel erfahren Sie, worum es geht und wie Sie mit dieser Lösung Zeit und Mühe sparen können.

So automatisieren Sie den Dokumentationsworkflow

  1. Was ist Dokumentenautomatisierung?

  2. Wie funktioniert die automatisierte Dokumentation?

  3. Wie automatisieren Sie ein Word-Dokument oder ein PDF?

  4. Wie automatisieren Sie die Dokumentation Schritt für Schritt?

  5. abschließende Gedanken

Was ist Dokumentenautomatisierung?

Dokumentenautomatisierung bezieht sich auf die Automatisierung der Erstellung, Verarbeitung und Gesamtverwaltung von Dokumenten durch Software.

Die Automatisierung basiert auf vordefinierten Workflows und Vorlagen, die die Dokumentenerstellung und -verwaltung innerhalb einer Organisation und darüber hinaus rationalisieren.

Automatisierte Dokumentationssoftware

Laut dem „2020 In(Sight) Report: What AI & Automation Really Mean For Work“ von WorkMarket glauben 7 von 10 Führungskräften, dass sie jeden Tag zwischen 45 Minuten und über drei Stunden mit alltäglichen Aufgaben verbringen, die nicht zum Kerngeschäft gehören ihre Rolle.

Schon fast 80% der an der Studie teilnehmenden Unternehmenslenker glauben, dass zumindest Teile ihrer Arbeit automatisiert werden könnten.

Und hier kommt die Dokumentenautomatisierungssoftware ins Spiel. Es reduziert den Zeitaufwand für:

  • Dateneingabe
  • Zugreifen auf und Anpassen von Vorlagen
  • Korrekturlesen und Umgang mit menschlichen Fehlern
  • Gemeinsame Nutzung von Dokumenten mit Mitarbeitern
  • Signieren und Speichern der signierten Dokumente.

Die Automatisierung minimiert die Kosten für die Ausführung sich wiederholender Aufgaben. Tools zur Dokumentenautomatisierung können für alle Arten von digitalen Dokumenten in allen Branchen verwendet werden.

Die besten Apps gewährleisten erstklassige Privatsphäre und Sicherheit und ermöglichen das Sammeln rechtsverbindlicher eSignaturen, sodass alle Dokumente aus der Ferne und ohne den Postweg zu unterzeichnen sind.

Sie rationalisieren alle Teile des Prozesses und sind in hohem Maße an die Arbeitsabläufe der einzelnen Organisationen anpassbar.

Wie funktioniert die automatisierte Dokumentation?

Sehen wir uns an, wie Software zur Dokumentenautomatisierung funktioniert und wie bestimmte Funktionen den Dokumentenerstellungsprozess verkürzen.

1. Dokumentenerstellung und Vorlagen

Zunächst einmal bieten Automatisierungstools normalerweise eine Bibliothek mit Dokumentvorlagen. Sie verfügen häufig über Funktionen zur Dokumenterstellung, mit denen neue Vorlagen erstellt und vorhandene angepasst werden können.

Eine leicht zugängliche Bibliothek genehmigter Unternehmensvorlagen macht es Mitarbeitern einfach, neue Dokumente zu erstellen.

Für Vorgesetzte stellt dies sicher, dass die Mitarbeiter die neuesten verfügbaren Vorlagen verwenden, die bereits auf HIPAA-, FERPA- oder DSGVO-Konformität geprüft wurden. Die Dokumentengenerierungslösung von PandaDoc generiert a 50% Verringerung der Dokumenterstellungszeit und des Jahres 87% Steigerung der abgeschlossenen Dokumente pro Monat.

2. Marke und Gestaltung

Die benutzerfreundlichsten Tools ermöglichen eine einfache Designbearbeitung per Drag-and-Drop oder durch Integration mit Designtools wie Canva.

Dadurch wird die Notwendigkeit minimiert, Designer in die Dokumentenerstellung einzubeziehen – sie sind in der Regel ganz am Anfang nur an der Erstellung von Richtlinien und Markenelementen beteiligt.

Beim Erstellen eines neuen Dokuments greifen normale Benutzer wie Vertriebsmitarbeiter, Marketingspezialisten oder Personalspezialisten zunächst auf die Vorlage zu und passen sie dann per Drag-and-Drop an.

Dadurch wird sichergestellt, dass alle organisatorischen Dokumente mit dem Brand Style Guide übereinstimmen und der Prozess so einfach wie möglich ist.

3. Automatisierte Arbeitsabläufe

Ein weiterer zeitaufwändiger Aspekt bei der Verwaltung von Dokumenten, die von der Dokumentenautomatisierung verarbeitet werden, ist das Einholen und Erteilen von Genehmigungen.

Automatisierungssoftware fügt alle erforderlichen Genehmigungen in einen Workflow ein, der automatisch einen Genehmiger anpingt, wenn seine Aktion erforderlich ist, und das Dokument anschließend an die richtige Person weiterleitet.

4. Integrationen mit anderen Tools

Heutzutage geht es bei Workflows nicht nur um Menschen. Laut dem „2019 Annual SaaS Trends Report“ von Blissfully nutzte ein durchschnittlicher Mitarbeiter mindestens 8 Apps und ein Unternehmen je nach Größe zwischen Dutzenden und über 200 Tools.

Dokumentenautomatisierungslösungen bieten zahlreiche Integrationen mit anderen Tools, um eine effektive Datenverarbeitung zu gewährleisten.

Die Integrationen reichen von einfachen Konnektoren mit Kommunikationsdiensten wie Slack, MS Teams oder Zoom bis hin zu komplexen und leistungsstarken Lösungen, die sich mit CRMs oder Zahlungssystemen verbinden.

Einige Beispiele dafür, was durch solche Integrationen automatisiert werden kann, sind:

  • Automatisches Ausfüllen von Verkaufsdokumenten
  • Senden von Dokumenten zur eSignatur innerhalb eines CRM
  • Automatische Aktualisierung des Opportunity-Status in einem CRM basierend auf einem Dokumenten-Workflow
  • Einschließen einer PayPal-Zahlungsanforderung in ein Angebot
  • Optimierung der Erstellung und Gestaltung von Dokumenten

5. eSignaturen

Dokumente erfordern Unterschriften. Und das Sammeln von Unterschriften ist eine Nervensäge, sagte jeder, der jemals etwas unterschrieben haben musste.

Heutzutage können Dokumente mit eSignaturen aus der Ferne signiert werden, und um die Dinge noch besser zu machen, können sie als Schritt im Dokumenten-Workflow hinzugefügt werden.

6. Zusammenarbeit

Das Einholen von Genehmigungen und Unterschriften zeigt das Ende der Dokumentenverarbeitung an. Davor durchlaufen wir in der Regel einen kollaborativen Erstellungsprozess oder Verhandlungen mit mehreren Parteien – einem Vorgesetzten, einem anderen Team innerhalb unserer Organisation, einem von den Investoren beauftragten externen Anwalt oder einem Kunden.

Wir müssen möglicherweise zahlreiche Kommentare aus einem langen E-Mail-Thread herausfinden, die Datei vorbereiten oder von einem Designer akzeptieren lassen, zu einer anderen Vorlage wechseln, Feedback einbeziehen, das wir während eines Anrufs oder einer Besprechung erhalten haben – die Liste ist oft umfangreich.

Software zur Dokumentenautomatisierung rationalisiert den gesamten Prozess, indem sie Kommentare, Genehmigungsworkflows und Versionsverfolgung ermöglicht.

Es nimmt im Grunde alle oben genannten Interaktionen und fügt sie in einen transparenten Prozess ein, der auf organisierter Kommunikation basiert.

Aus Sicherheitsgründen werden Benutzern normalerweise basierend auf ihren Rollen unterschiedliche Berechtigungsstufen zugewiesen. Administratoren können überprüfen, wie jeder Benutzer mit einem beliebigen Dokument interagiert hat, und Benachrichtigungen über verschiedene Benutzeraktionen einrichten.

Wie automatisieren Sie ein Word-Dokument oder ein PDF?

Sie können das Erstellen, Freigeben und Signieren von Dokumenten, die Sie regelmäßig verwenden, automatisieren. Für die Dokumentenerstellung bieten die meisten Systeme eigene Texteditoren.

Allerdings ermöglichen viele Integrationen mit weit verbreiteten Tools wie MS Word, Google Docs oder Dropbox, wodurch es ziemlich einfach ist, ein Word-Dokument oder ein PDF zu automatisieren.

Wie automatisieren Sie die Dokumentation Schritt für Schritt?

Bevor Sie mit der Automatisierung Ihrer Dokumentation beginnen, müssen Sie Ihre Anforderungen analysieren und definieren.

Sobald dies geschehen ist, können Sie das Tool auswählen, das Ihren Anforderungen am besten entspricht und Ihnen dabei hilft, nicht nur Zeit zu sparen, sondern auch die Arbeitsweise Ihres Unternehmens langfristig zu verändern.

Eine verkürzte Version des empfohlenen Prozesses lautet wie folgt:

1. Bereiten:

  1. Erstellen Sie Vorlagen Ihrer Schlüsseldokumente.

2. Passen Sie die Vorlagen mit Branding-Elementen an.

3. Fügen Sie eSignatur in Ihre Vorlagen ein.

2. SPS:

  1. Weisen Sie den Benutzern Rollen zu.
  2. Erstellen Sie automatisierte Workflows basierend auf Ihren aktuellen Prozessen.
  3. Integrieren Sie es in Ihre anderen Tools (z. B. CRM oder Rechnungssoftware).

3. Prüfen

  1. Führen Sie die Automatisierung in einer Testumgebung aus.

4. Beurteilung

  1. Beheben Sie Fehler und passen Sie die Werkzeuge an.

3. Starten

  1. Trainiere das Team.
  2. Starten Sie den automatisierten Prozess.

4. Auswerten

2. Passen Sie Ihre Automatisierung kontinuierlich an und verbessern Sie sie.

abschließende Gedanken

Wie Sie sehen können, kann ein automatisiertes Dokumentationssystem mit mehreren zeitsparenden Funktionen ausgestattet sein, die verschiedene Schritte der Dokumentenverarbeitung rationalisieren.

Sobald wir sie alle in einen automatisierten Workflow integrieren und mit anderen Apps verbinden, wird es zu einem unglaublich leistungsstarken Geschäftstool.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihr Unternehmen das volle Potenzial der Dokumentenautomatisierung noch nicht ausgeschöpft hat, sehen Sie sich die Geschichten von Unternehmen an, die PandaDoc verwenden, um ihre Geschäfts-KPIs zu erreichen, und lassen Sie sich inspirieren!

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