How Long To Keep Tax Returns [2022 Guide]


Steuererklärungen sind eine Tatsache des Lebens. Jeder tut es und nur wenige finden den Steuererklärungsprozess angenehm.

Wenn es um Best Practices rund um die Führung von Aufzeichnungen und die Aufbewahrung von Steuerunterlagen geht, kann der Zeitrahmen verwirrend und knifflig sein.

Fragen wie „Wie lange muss ich meine Steuererklärung aufbewahren?” und “Wie weit zurück können meine Steuern vom IRS geprüft werden?„werden zwangsläufig irgendwann auftauchen.

Aus diesem Grund bewahren so viele Menschen Dokumente und Papiere jahrelang auf, nur damit sie lange vergessen bleiben und für immer Staub ansammeln.

Aber keine Sorge – du bist nicht allein! Wir haben alle die gleichen Fragen gestellt und waren schon einmal in ähnlichen Zwangslagen.

Aus diesem Grund haben wir diesen Artikel zusammengestellt, um Ihnen zu helfen, die grundlegenden Aspekte von Steuererklärungen zu verstehen und verfügbare Lösungen aufzuzeigen, um die Arbeit richtig zu erledigen.

Lesen Sie weiter, um mehr über die Fristen zu erfahren, die Sie für einen systematischen, problemlosen Steuererklärungsprozess berücksichtigen sollten.

Aber zuerst, welche Dokumente stehen auf der Liste?

Steuerunterlagen sind von Beruf zu Beruf unterschiedlich. Wenn Sie beispielsweise ein Freiberufler sind, müssen Sie möglicherweise andere Dokumente als eine angestellte Person einreichen.

Aber es gibt ein paar Grundlagen, mit denen jeder beginnen muss: Ihre persönliche Informationendas ist Ihr Name und eine Sozialversicherungsnummer oder Steueridentifikationsnummer, und Informationen zu Angehörigen (Namen, Sozialversicherungsnummern und Geburtsdaten) für jedes in der Erklärung aufgeführte Familienmitglied.

Was als nächstes folgt, kann allgemein als in zwei Eimer unterteilt verstanden werden: Einkommensquellen und Arten von Abzügen.

Wenn es um das Einkommen geht, gibt es Belege, die je nach Situation, in der Sie sich befinden, anwendbar sind.

Das Formular 1099 ist beispielsweise für Freiberufler bestimmt, die innerhalb eines Jahres mehr als 600 US-Dollar durch einen einzigen Kunden verdient haben. Weitere Beispiele sind das Formular 1099-G für Personen, die staatliche Leistungen erhalten haben; Formular 1099-DIV ist, wenn Sie Dividendenerträge erhalten; Formular 1098-E ist für Studentendarlehen; Formular 1098 an sich ist für Hypotheken; und Formular 5498 ist, wenn Sie Geld in eine IRA eingezahlt haben.

Die Liste für steuerpflichtiges und nicht steuerpflichtiges Einkommen ist umfangreich und einige Klicks wert, um sicherzustellen, dass Sie wissen, wo Sie mit Ihren möglichen Einnahmequellen stehen.

Dasselbe gilt für Abzüge, Ausgaben und Steuergutschriften: Die Liste ist ebenfalls beträchtlich, und Sie würden (im übertragenen Sinne!) nur Geld in Brand setzen, wenn Sie sich dafür entscheiden, nicht jede mögliche Steuerersparnis auszuschöpfen.

Bei der Einreichung – unabhängig davon, ob Sie Ihre Schulden bezahlen oder eine Rückerstattung beantragen – werden wahrscheinlich andere Dokumente und Informationen erforderlich sein: Kreditkarteninformationen, Bankkonto und Bankleitzahlen usw., damit der richtige Betrag entweder an den IRS gesendet wird oder von der Regierung auf Ihr Konto eingezahlt.

Natürlich können Sie Rücksendungen (und Rückerstattungen) jederzeit per Post und Scheck senden. Heutzutage archivieren die meisten Leute, aber wenn Sie obskure Geräte wie „Briefmarken“ und „Umschläge“ verwenden möchten, können Sie das immer noch!

Steuerklassen und staatliche Richtlinien

Steuersatz Für Single-Filer Für verheiratete Personen, die gemeinsame Erklärungen abgeben Für Haushaltsvorstände
10% 0 $ bis 10.275 $ 0 bis 20.550 $ 0 bis 14.650 $
12% 10.275 $ bis 41.775 $ 20.550 $ bis 83.550 $ 14.650 $ bis 55.900 $
22% 41.775 $ bis 89.075 $ 83.550 $ bis 178.150 $ 55.900 $ bis 89.050 $
24% 89.075 $ bis 170.050 $ 178.150 $ bis 340.100 $ 89.050 $ bis 170.050 $
32% 170.050 $ bis 215.950 $ 340.100 $ bis 431.900 $ 170.050 $ bis 215.950 $
35% 215.950 $ bis 539.900 $ 431.900 $ bis 647.850 $ 215.950 $ bis 539.900 $
37% $539.900 oder mehr $647.850 oder mehr $539.900 oder mehr
Quelle: Steuerstiftung

Auf einer sehr einfachen Ebene sieht es so aus: Wenn Sie unter 65 Jahre alt sind und als Alleinstehende über 12.550 USD oder als Verheiratete über 25.100 USD verdienen, qualifizieren Sie sich für die Einreichung von Steuererklärungen.

Natürlich gibt es bei einem Steuercode, der 2.600 Seiten lang ist (Tendenz steigend), noch viel mehr Kategorien dazu.

Wenn Sie beispielsweise Witwer oder eine alleinstehende Person über 65 Jahre sind oder ein Ehepaar sind, das Steuern getrennt einreicht, oder wenn Sie als Verantwortlicher für besondere oder einmalige Steuern eingestuft werden, gelten andere Regeln.

In ähnlicher Weise variieren auch die Steuerklassen je nach Ihrem Bruttoeinkommen – sie unterscheiden sich zwischen ihnen 10% bis 37 %, und dazwischen liegen fünf verschiedene Steuerklassen (insgesamt sieben verschiedene Steuerklassen).

Und auch die Regeln für die Bundessteuer, die Landessteuer und die Einkommenssteuer sind von Staat zu Staat unterschiedlich. In einigen US-Bundesstaaten müssen Sie beispielsweise überhaupt keine staatlichen Erklärungen einreichen (Bundeserklärungen müssen jedoch immer noch eingereicht werden).

Einerseits führen einige Staaten einen Flat Tax-Satz ein, während andere ein progressives Steuersystem haben. Am besten überprüfen Sie Ihre staatlichen Richtlinien und Steuerklassengrenzen, bevor Sie die diesjährigen Steuererklärungsformulare ausfüllen.

Verjährungsfristen und angemessene Fristen

Als Faustregel gilt, “Sie müssen Ihre Aufzeichnungen, die ein in Ihrer Steuererklärung ausgewiesenes Einkommen, einen Abzug oder eine Gutschrift belegen, bis zum Ablauf der Verjährungsfrist für diese Steuererklärung aufbewahren.

Eine Rückverfolgung aller Ihrer Dokumente innerhalb des Dreijahres- bzw. Siebenjahreszeitraums kann sich als unerlässlich erweisen.

Lassen Sie es uns weiter aufschlüsseln.

Drei-Jahres- und Sieben-Jahres-Regeln

Bestimmte Einschränkungen beim IRS treten innerhalb von Zeiträumen von drei Jahren, sieben Jahren und für immer auf.

Das heißt, Sie können aus verschiedenen Gründen IRS-Audits unterzogen werden; jeder Grund würde sich jedoch auf seinen anwendbaren Zeitrahmen beziehen.

So beträgt die normale Verjährungsfrist beispielsweise drei Jahre, eine Untertreibung großer Geldbeträge sieben Jahre und ausländische Vermögenswerte und Einkünfte hingegen können ewig laufen.

Aber natürlich gibt es in bestimmten Fällen Ausnahmen, und diese Ausnahmen werden für jede Person anders sein.

Laut IRS müssen Sie Ihre Dokumente mindestens drei Jahre lang aufbewahren, es sei denn:

  1. Sie haben das Einkommen, das Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt haben sollten, nicht gemeldet – in diesem Fall sollten Sie die Aufzeichnungen sechs Jahre lang aufbewahren.
  2. Sie haben eine als betrügerisch erachtete Rückgabe eingereicht. Bewahren Sie in diesem Fall die Aufzeichnungen auf unbestimmte Zeit auf.
  3. Sie haben noch nie eine Steuererklärung eingereicht oder planen dies dieses Jahr nicht – bewahren Sie die Aufzeichnungen auch auf unbestimmte Zeit auf.

Neben den oben genannten Fristen müssen Sie auch Folgendes beachten (zitiert von der offiziellen IRS-Website — aktualisiert 2022):

  1. Bewahren Sie die Aufzeichnungen drei Jahre ab dem Datum, an dem Sie Ihre ursprüngliche Steuererklärung eingereicht haben, oder zwei Jahre ab dem Datum, an dem Sie die Steuer bezahlt haben, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt, auf, wenn Sie einen Antrag auf Gutschrift oder Rückerstattung stellen, nachdem Sie Ihre Steuererklärung eingereicht haben.
  2. Bewahren Sie Aufzeichnungen sieben Jahre lang auf, wenn Sie einen Anspruch auf Verlust aus wertlosen Wertpapieren oder Forderungsausfall geltend machen.
  3. Bewahren Sie Lohnsteuerunterlagen mindestens vier Jahre nach Fälligkeit oder Zahlung der Steuer auf, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt.

Einerseits können Sie nach Ablauf der Verjährungsfrist eine Rückgabe nicht mehr abändern (autsch). Andererseits: Wenn derselbe Zeitraum abläuft, darf der IRS keine zusätzlichen Steuern mehr auf Sie festsetzen. Hübsch.

Es ist erwähnenswert, dass, obwohl der IRS möglicherweise keine gedruckten Kopien von Steuererklärungen verlangt, die nach einem bestimmten Datum aufbewahrt werden, einige nicht steuerliche Zwecke dies tatsächlich tun könnten, wie z. B. eine Versicherungsgesellschaft oder ein Gläubiger.

Hier ist das Endergebnis auf Zeitachsen: Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre physischen Steuerdokumente noch einmal überprüfen, bevor Sie sie entsorgen, und bewahren Sie für alle Fälle immer eine digitale Sicherungskopie auf.

Verabschieden Sie sich von alten Steuerunterlagen – der richtige Weg

Das sollte selbstverständlich sein, aber wir sagen es trotzdem: Ihre alten Unterlagen direkt in den Mülleimer zu werfen, ist ein sicherer Weg, auf dem Sie Ihre früheren Steuererklärungen niemals entsorgen sollten.

Steuerdokumente enthalten wichtige Informationen wie Ihre Sozialversicherungsnummer oder Steuer-ID, Angaben zu Ihrer Familie, Kontoauszüge und mehr.

Es wird immer bevorzugt, eine gescannte, digitale Kopie dieser Steuererklärungen zu haben.

Wenn Sie sie jedoch entsorgen möchten, stellen Sie sicher, dass Sie sie schreddern oder auf sichere und verantwortungsbewusste Weise entsorgen.

Und die ewige Frage: Warum müssen wir überhaupt Steuererklärungen abgeben?

Jedes Jahr werden in den Vereinigten Staaten rund 150 Millionen Steuererklärungen eingereicht. Abgesehen von der Tatsache, dass dies obligatorisch ist, was ist die Logik hinter der Notwendigkeit, Steuererklärungen einzureichen?

Um es einfach auszudrücken, der IRS muss bestimmen, wie viel Bruttoeinkommen Sie jährlich verdienen und wie viel davon – der Prozentsatz – Sie in Form von Steuern schulden.

Wir alle, die dies tun (gemeinsam unsere Steuern zahlen), bilden die Haupteinnahmequelle für die Bundesregierung.

Auf individueller Ebene sind dieselben Steuerdokumente auch die Grundlage, auf der die Regierung feststellt, ob Sie Anspruch auf eine Steuerrückerstattung haben oder nicht.

Wenn Sie ein Angestellter sind, dann hat Ihr Arbeitgeber in der Regel alle Lohnsteuerunterlagen für Sie. Wenn Sie kein Angestellter sind, liegt es in Ihrer Verantwortung, die Einnahmenanteile Ihrer Steuererklärung selbst zu berechnen.

einpacken

Wenn Sie kein zertifizierter Finanzexperte sind, der im Schlaf Zahlen knirscht, sind Sie wahrscheinlich genau wie wir: Dies ist nicht Ihr erstes Steuererklärungs-Rodeo, und Sie sind sich bewusst, dass das Einreichen von Steuererklärungen ziemlich stressig sein kann.

Sobald es vorbei ist, kommt die Aufgabe, zu verstehen, wie lange Sie Ihre Steuererklärungen aufbewahren müssen. Jede Situation ist anders und ebenso ist jede Antwort anders. Deshalb ist PandaDoc hier, um zu helfen.

Bei uns können Sie Folgendes tun:

Bewahren Sie Ihre Steuerformulare sicher auf

Sicherheit ist das A und O bei der Abgabe von Steuererklärungen. Sie können mit Ihren persönlichen Daten nie vorsichtig genug sein, also können Sie nicht einfach zufälliger Cloud-Software vertrauen, um Ihre Dateien sicher zu speichern.

Bei PandaDoc bieten wir eine SOC2 Typ 1-Zertifizierung an – was bedeutet, dass wir mit allen regulierten Sicherheitsmaßnahmen im Bereich der Finanzdienstleistungen auf dem Laufenden sind.

Schließen Sie den Steuererklärungsprozess von überall aus ab

Wenn Sie in einem Teil der Welt leben und Ihr Steuerberater in einem anderen, kann PandaDoc Ihnen dabei helfen, mühelos von überall aus mit ihm zusammenzuarbeiten – die Welt steht Ihnen zur Verfügung.

Formulare schneller ablegen (und unterschreiben).

Unsere Spezialität ist die bessere und schnellere Verarbeitung von Dokumenten und Unterschriften. Die meisten der mit uns verbundenen Unternehmen haben ihre Ausfallzeiten um 80 % reduziert und so ihren gesamten Prozess optimiert.

Häufig gestellte Fragen


  • Die Steuererklärung hat ihren eigenen Anteil an Vorteilen. Hier sind einige davon: Sie wahren Ihre Glaubwürdigkeit, Sie erhalten Zugriff auf Ihre Steuerrückerstattungen, Sie vermeiden Strafen und Sie vermeiden das Risiko, zukünftige Rückerstattungen aus Steuererklärungen zu verlieren. Außerdem ist die Abgabe von Steuererklärungen trotz der Vorteile, die es bieten kann oder nicht, obligatorisch.


  • Viele Steuerdokumente zu katalogisieren, insbesondere alle auf einmal, kann ziemlich entmutigend sein. Wir schlagen daher vor, anstatt von jedem Papierausdrucke zu haben und sich mit der schieren Anzahl von Formularen zu überfordern, ist es am besten, digitale Kopien aufzubewahren.

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