Debunking Myths About eSignatures


Elektronische Signaturen haben Millionen von Organisationen dabei geholfen, ihre Geschäftsabläufe über nationale und internationale Grenzen hinweg zu beschleunigen.

Früher brauchten Marken Tage und sogar Wochen, um ein Dokument signieren zu lassen, aber dank der wachsenden Zahl von eSign-Tools auf dem Markt kann das Signieren von Dokumenten jetzt in Minuten erledigt werden.

Während die meisten kleinen Unternehmen (68 %) digitale Dokumente und elektronische Signaturen eingeführt haben, um während des Arbeitstages Zeit zu sparen, verlässt sich eine kleine Anzahl von Geschäftsinhabern immer noch auf persönliche Treffen, Post und E-Mail für ihren Dokumentenbedarf.

Wir haben uns vorgenommen, das Rätsel zu lösen, warum 32 % der kleinen Unternehmen noch nicht zu papierlosen Prozessen übergegangen sind. Und alles lief auf ein paar Missverständnisse in Bezug auf die Rechtmäßigkeit, Kosten und Anpassungsfähigkeit von elektronischen Signaturen hinaus.

In diesem Artikel werden wir uns mit diesen herumschwirrenden Mythen zu elektronischen Signaturen befassen und die Vorteile von eSignaturen enthüllen.

Springen wir hinein.

Mythos Nr. 1

Elektronische Unterschriften haben nicht das gleiche rechtliche Gewicht wie handschriftliche Unterschriften.

Erwischt

In den Vereinigten Staaten können elektronische Signaturen dank des Uniform Electronic Transactions Act von 1999 (UETA) und des Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, auch bekannt als „ESIGN Act“, vor Gericht aufrechterhalten werden.

Zusammen bildeten diese Gesetze die rechtliche Grundlage für elektronische Signaturen und Transaktionen in allen Bundesstaaten außer Illinois, New York und Washington, die ihre eigenen Versionen von UETA auf Bundesstaatsebene haben.

Nach dem ESIGN-Gesetz kann jeder elektronische Unterschriften oder Aufzeichnungen anstelle von handschriftlichen Unterschriften verwenden, um einen Vertrag rechtsverbindlich zu machen, solange beide Parteien einer elektronischen Transaktion zustimmen.

Mythos Nr. 2

Kunden vertrauen auf das, was sie wissen, und meine Kunden werden der Unterzeichnung eines elektronischen Dokuments nicht vertrauen.

Erwischt

Die meisten Geschäftsleute bevorzugen elektronische Verträge gegenüber Papierversionen, einfach weil es ihr Leben einfacher macht.

Mit digitalen Dokumenten können Ihre Kunden Dokumente in Sekundenschnelle von überall und auf jedem Gerät signieren, ohne lästiges Drucken, Signieren, Scannen und erneutes Versenden.

Außerdem sind elektronische Dokumente genauso sicher wie Papierdokumente. Hier bei PandaDoc sind wir SOC 2 Typ 2-konform.

Wir führen auch regelmäßig externe Audits durch, um sicherzustellen, dass die Sicherheit den höchsten Standards entspricht und dass Ihre Daten während der Übertragung und Speicherung verschlüsselt werden.

Mythos Nr. 3

E-Signaturen sind für große Unternehmen mit frei verfügbaren Mitteln, nicht für mein kleines Unternehmen.

Erwischt

Unternehmen jeder Größe können von elektronischen Signaturen profitieren, egal ob Sie ein Solopreneur, ein stationäres Geschäft oder ein Fortune-500-Unternehmen sind.

Mit einem digitalen Dokumentenprozess können Sie Abläufe für komplexe Geschäfte mit benutzerdefinierten Unterzeichnungsaufträgen und Genehmigungsworkflows rationalisieren, ohne die Bank zu sprengen.

Unsere Untersuchungen zeigen sogar, dass Kleinunternehmer glauben, dass sie durch die Umstellung auf papierlose Prozesse bis zu 5000 US-Dollar pro Jahr einsparen können.

Und wenn Sie sich wegen der anfänglichen Kosten für die Anmeldung bei einer Lösung für elektronische Signaturen Sorgen machen, machen Sie sich keine Sorgen. PandaDoc bietet einen kostenlosen eSign-Plan an, mit dem Sie so viele Dokumente hochladen und senden können, wie Sie für eSign benötigen.

Mythos Nr. 4

Stark regulierte Branchen wie Recht, Finanzen, Gesundheitswesen und Bildung können keine elektronischen Signaturen verwenden, da sie einen Prüfpfad erfordern.

Erwischt

Professionelle Gemeinschaften haben digitale Dokumente eingeführt, weil sie eine stärkere und sicherere Art der Geschäftsabwicklung darstellen.

eSignature-Tools verwenden eine Vielzahl von Sicherheitsvorkehrungen, um elektronische Identifikations- und Audit-Trails zu erstellen, die Dokumente authentischer machen.

Nach Abschluss des Signiervorgangs stellen Dokumentenverwaltungstools wie PandaDoc Ihnen auch ein digitales Zertifikat zur Verfügung, das zusätzliche Informationen sammelt, um die Identität des Unterzeichners weiter zu überprüfen.

Mythos Nr. 5

Die einfachste Art, auf der gepunkteten Linie zu unterschreiben, ist mit einem Stift.

Erwischt

Elektronische Unterschriften sind viel schneller und einfacher als Papierunterschriften, bei denen ein Kunde auf der gepunkteten Linie unterschreiben muss.

Denken Sie darüber nach, nasse Signaturen erfordern, dass ein Kunde einen Termin für das persönliche Kommen oder Drucken, Scannen und Versenden einplant – was schwierig sein kann, da die meisten Menschen keinen Drucker mehr besitzen.

Vorgefertigte Vorlagen, Drag-and-Drop-Editor, Zahlungseinzug und praktische eSignatur-Funktionalität machen es einfacher, Geschäfte überall auf jedem Gerät zu erleichtern und abzuschließen.

Und wenn Sie unterwegs Änderungen vornehmen müssen, können Sie das Dokument problemlos bearbeiten, ohne einen weiteren E-Mail-Thread mit der 12. Version Ihres Vertrags erstellen zu müssen.

einpacken

Wie Sie sehen, sind elektronische Signaturen ein leistungsstarkes Tool, mit dem Ihr Unternehmen die täglichen Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen beschleunigen kann.

Indem Sie den Ärger mit Papierdokumenten eliminieren, können Sie mehr Zeit und Ressourcen darauf verwenden, ein unvergessliches Kundenerlebnis zu bieten.

Wir haben diesen Leitfaden zusammengestellt, damit Sie mehr über den Prozess der elektronischen Signatur erfahren. Weitere Informationen zu eSign auf der ganzen Welt finden Sie auch auf unserer Seite mit den gesetzlichen Bestimmungen zu e-Signaturen.

​​Ursprünglich veröffentlicht am 26. März 2020, aktualisiert am 21. Juni 2022.

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