Craft RFQ and RFP Documents That Won’t Leave Recipients Indifferent

RFPs und RFQs sind vielleicht die beiden wichtigsten Akronyme, die es in der Beschaffungswelt gibt.

Jedes Mal, wenn Sie mit einem potenziellen Kunden in Kontakt treten, wird er höchstwahrscheinlich um eine RFP, eine RFQ oder eine RFI bitten. Aber was bedeuten all diese Buchstaben genau?

Nun, der Trick liegt im (vollständigen) Namen. RFQ ist eine Angebotsanfrage, RFP ist eine Angebotsanfrage und RFI ist eine Informationsanfrage. Sie klingen alle ein wenig ähnlich, sodass man sie leicht verwechseln kann.

In diesem Artikel nähern wir uns RFQs und RFPs und tun unser Bestes, um Ihnen dabei zu helfen, jeden Begriff zu verstehen.

Was ist RFQ?

RFQ (Request for Quote) ist ein Dokument, das speziell für den Zweck erstellt wurde, ein Angebot von mehreren Anbietern zu erhalten. Wenn ein Unternehmen ein RFQ-Dokument entwirft, weiß es normalerweise, was es will.

Im RFQ-Dokument schreibt das Unternehmen über die Bedürfnisse der Organisation, wonach es sucht, wie es kontaktiert werden kann, und fragt Anbieter nach ihren Preisen.

Der Zweck einer RFQ besteht darin, dass mehrere potenzielle Anbieter auf den Preis bieten, wodurch das oben genannte Unternehmen mit einem Anbieter und einem Preis fortfahren kann, der für die Anfrage am besten geeignet ist.

Das Hauptziel einer RFQ ist es, den besten Preis zu erzielen, daher ist Geld der Hauptfaktor, warum eine RFQ erstellt wird.

Hier ist ein Beispiel für eine Situation, in der Sie möglicherweise eine Anfrage benötigen: Firma XYZ möchte 30 Stühle aus einem bestimmten Material, einer bestimmten Farbe und einer bestimmten Ausführung für eine Schule kaufen.

Sie erstellen eine Angebotsanfrage und senden sie an mehrere Anbieter und warten dann darauf, dass die Anbieter mit dem besten Preis darauf antworten.

Was ist RFP?

RFP (Request for Proposal) hingegen ist umfassenderer Natur. Das heißt, wenn ein Unternehmen ein RFP-Dokument erstellt, ist die Preisgestaltung ein zu berücksichtigender Faktor, aber nicht unbedingt der Hauptfaktor.

Wenn ein Unternehmen eine RFP erstellt, ist es möglich, dass es sich nicht zu 100 % sicher ist, wonach genau es sucht.

Sie haben möglicherweise ein Budget im Auge, wissen aber noch nicht genau, welche Art, Kategorie und Art des Produkts sie benötigen.

Daher entwerfen sie in solchen Situationen ein RFP-Dokument, senden es an eine ausgewählte Liste von Anbietern und bitten sie um ihren Beitrag und die Kosten für die Umsetzung einer Lösung.

Welcher Vorschlag dem Unternehmen am besten gefällt, ist der, den sie mit dem Abschluss einer Vereinbarung vorantreiben.

Ein Beispiel dafür, wann eine RFP erstellt werden würde, ist, wenn ein Unternehmen eine neue Ladenkette in einer anderen Stadt eröffnen möchte.

Sie haben vielleicht eine objektive Vorstellung davon, was sie wollen, sind sich aber unsicher oder noch unentschlossen, was die Anforderungen des Projekts angeht oder wie das Endergebnis aussehen soll. (Sollten sie beispielsweise der gleichen Ästhetik entsprechen oder etwas Neues ausprobieren?)

In solchen Situationen schrieben sie eine RFP und schickten sie an eine Liste potenzieller Anbieter, die ihnen hoffentlich eine Lösung anbieten konnten.

In diesem Zusammenhang müssen bestimmte gemeinnützige Organisationen und diejenigen, die mit Regierungsbehörden zusammenarbeiten, in der Regel Ausschreibungen für fast alle Projekte einreichen und alle Möglichkeiten und Richtungen berücksichtigen, die ein Projekt einschlagen könnte.

Wenn Sie häufig auf RFPs antworten, haben wir zwei praktische Leitfäden, die Ihnen helfen, Kunden zu gewinnen.

Die erste enthält alle besten Tipps von PandaDoc, auf die Sie hier zugreifen können. Der nächste ist der Podcast von Consulting Success Podcast, den Sie sich auch anhören können.

Was ist der Unterschied zwischen ihnen?

Um den Unterschied zwischen RFPs und RFQs wirklich zu verstehen, müssen Sie die Absicht verstehen, hinter der sie erstellt wurden.

Sagen wir zum Beispiel, wenn ein Unternehmen den besten Preis für die gleiche Dienstleistung von mehreren Anbietern erhalten möchte, wird es eine RFQ (Request for Quote) erstellen, aber wenn ein Unternehmen wissen möchte, wie es mit einem Projekt vorankommt und ist auf der Suche nach den Beiträgen seiner Anbieter, dann würden sie eine Angebotsanfrage (Request for Proposal) erstellen.

Wenn Sie diese Dokumente am anderen Ende erhalten, dann sollte Ihr Ziel mit einer Angebotsanfrage darin bestehen, dem Unternehmen mitzuteilen, wie Sie das Geld ausgeben möchten, das es Ihnen (möglicherweise) anvertrauen würde, und Ihr Ziel mit einer Angebotsanfrage sollte es sein Sagen Sie dem Unternehmen, welchen Preis Sie akzeptieren, um die Arbeit zu erledigen.

In den meisten Fällen teilt ein Unternehmen dem Anbieter ein geschätztes Budget mit, wenn es eine RFP sendet, aber wenn es eine RFQ sendet, wird der Preis von Seiten des Unternehmens nicht erwähnt.

Ein weiterer Hauptunterschied zwischen RFPs und RFQs besteht darin, dass eine Person, die eine RFP erstellt, eine langfristige Beziehung zum Anbieter aufbauen möchte.

Dies gilt jedoch nicht für Anfragen. In diesem Fall möchte die Person nur ein Produkt / eine Dienstleistung gegen Geld (meistens als einmalige Sache) erhalten.

Hier ist, was John Linden, ein Innenarchitekt (Mirrorcoop), über die Unterschiede zwischen RFQs und RFPs zu sagen hat:

„Ein RFP ist in der Regel formeller und spezifischer, während ein RFQ allgemeiner ist und mehr Flexibilität ermöglicht. Wenn Sie beispielsweise nach einem Designer suchen, der ein individuelles Möbelstück entwirft, sollten Sie eine Ausschreibung einreichen. Auf diese Weise können Sie sehr genau angeben, wonach Sie suchen, und Designern die Möglichkeit geben, ihre Vorschläge einzureichen. Wenn Sie andererseits nach einem Designer suchen, der Sie bei einem Renovierungsprojekt unterstützt, können Sie eine Anfrage stellen. Dies würde Designern die Möglichkeit geben, Ihnen einen allgemeinen Überblick über ihre Dienstleistungen und Preise zu geben, ohne sich auf ein bestimmtes Projekt festlegen zu müssen.“

1. Verwendungszweck

Wenn sich ein Unternehmen mit Beschaffungsprozessen befasst, müssen sie häufig RFPs und RFQs vorbereiten.

RFQs sind eine Angebotsanfrage, die verwendet wird, wenn Unternehmen ihre geschäftlichen Anforderungen kennen und nur potenzielle Lieferanten nach dem besten Preis fragen, den sie anbieten können.

RFQs können unterschiedlicher Art sein, z. B. Open Bid, Sealed Bid, Invitation Bid oder Reverse Auctions.

RFPs hingegen treten auf, wenn Unternehmen nicht genau wissen, was sie wollen, und sich eine potenzielle Auswahlliste von Anbietern ansehen, um diese Frage zu beantworten.

Sie haben vielleicht ein Budget im Auge, aber sie haben keine konkrete Vorstellung von der Funktionalität des Projekts.

RFPs können auch unterschiedlicher Art sein, z. B. staatliche RFPs, gemeinnützige RFPs, PR-RFPs, Branding-RFPs, Design-RFPs usw.

2. Struktur und Inhalt

Die Struktur einer RFQ und RFP bleibt größtenteils gleich.

Das heißt, beide haben in der Regel eine Einführung oder einen Hintergrund des Unternehmens, enthalten detaillierte Spezifikationen zum Projekt, einige Informationen zum formellen Bewerbungsverfahren und einen Kontext dazu, wie sie das Auswahlverfahren abschließen werden.

RFQs sind im Allgemeinen kürzer als RFPs, daher müssen RFQs möglicherweise kurz alles erwähnen, was relevant ist.

Ein RFP hingegen kann sich die Freiheit nehmen, die Dinge mit etwas tiefergehenden Informationen zu erklären.

Der Inhalt ändert sich zwischen diesen beiden Dokumenten. Bei einer Angebotsanfrage werden Fragen zu den Kosten von Dienstleistungen von potenziellen Anbietern gestellt.

Ein RFP lernt jedoch die in die engere Wahl gezogenen Anbieter kennen (da sie idealerweise in einer langfristigen Partnerschaft stehen).

Beim Einreichen einer RFP-Anfrage sollte der Anbieter Einzelheiten zum vorgeschlagenen Plan angeben, was er dem Unternehmen anbieten kann und warum das Unternehmen sie auswählen sollte.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie ein RFP-Dokument strukturieren, werden Sie sich freuen zu hören, dass es viele RFP-Softwareoptionen gibt – PandaDoc ist eine davon.

Während unsere Konkurrenten sich in der Branche einen Namen gemacht haben, ist PandaDoc aufgrund seines Serviceangebots für viele Kunden zur bevorzugten Wahl geworden.

Vergleichen Sie PandaDoc und seine Alternativen hier.

3. Fragen zu stellen

Lassen Sie uns die Fragen zu jedem dieser Dokumente einzeln angehen.

Eine Angebotsanfrage sollte Details über den Zeitplan des Projekts, eine Liste der erforderlichen Produkte, Anforderungen aus dem Projekt und die vom Produkt/der Dienstleistung geforderte Qualität usw. enthalten.

Im Gegenzug sollten die potenziellen Lieferanten zurückschreiben, wie viel das Projekt kosten würde. Daher konzentrieren sich die Fragen hier auf die Preisgestaltung.

Andererseits können RFP-Fragen sehr detailliert und gründlich sein. Sie können Fragen über das Geschäft, den Hintergrund, die Erfahrung und das Fachwissen des potenziellen Anbieters stellen.

Ihre Fragen können sogar so weit gehen, Arbeitsproben, Unternehmensanerkennung, Zukunftspläne, Mitarbeiter, Wettbewerber, Beschaffung, Zahlungsbedingungen und andere allgemeine Informationen zu erörtern.

Ein Tipp: Konzentrieren Sie sich immer auf Fragen und schreiben Sie über Fragen, die Ihnen bei der Anbieterauswahl wirklich helfen.

RFQ vs. RFP

So erstellen Sie ein RFP- und ein RFQ-Dokument

Beginnen Sie mit der Erstellung Ihres RFQ-Dokuments, indem Sie zunächst bestimmte Dinge intern ansprechen, z. B. die Anforderungen, die Sie an das Projekt stellen, welche Art von Problemen Sie lösen möchten usw., und nachdem Sie all diese Dinge festgelegt und Ihren Arbeitsumfang notiert haben , senden Sie die Informationen zusammen mit Ihrem RFQ-Dokument an alle Bieter.

Die übliche Länge eines RFQ-Dokuments beträgt etwa eine Seite (aber es gibt keine zwingende Regel, die Sie befolgen müssen).

Sie müssen diese Seite in mindestens drei Abschnitte unterteilen (Unternehmensinformationen, Projektdetails und Preise) und die Preisfragen von potenziellen Anbietern beantworten lassen.

Hier ist eine Anleitung zum Erstellen von RFQs (mit einer kostenlosen Vorlage darin), die sich als hilfreich erweisen könnte: 6 Schritte zum Erstellen einer Angebotsanfrage.

Aufgrund der Menge an Informationen, die für ein RFP-Dokument erforderlich sind, kann es einige Seiten lang werden – und das ist in Ordnung.

Beginnen Sie Ihr RFP-Dokument, indem Sie das Unternehmen vorstellen und einige Informationen über Ihren Hintergrund geben.

Als nächstes müssen Sie die Richtlinien und Anforderungen für die Einreichung, die Projektbeschreibung, den Projektumfang und den Zeitplan erwähnen.

Alternativ können Sie auch die RFP-Vorlage von PandaDoc verwenden, die Sie hier erhalten.

Wir haben auch eine RFP-Softwarelösung, die die Abschlussrate um 36 % erhöht, die für die Dokumentenerstellung aufgewendete Zeit um 50 % verringert und die Anzahl der fertiggestellten Dokumente um 87 % erhöht – all dies kann nahtlos erfolgen, und Sie können RFPs entlang des Prozesses verfolgen Weg.

Greifen Sie hier auf die Software zu.

RFQ vs. RFP

letzte Worte

Es ist nicht zu leugnen, dass RFPs und RFQs (und sogar RFIs in dieser Angelegenheit) viel Zeit und Mühe von beiden Parteien erfordern, um sie zu erstellen und auszuführen.

Der Gewinn eines RFQ/RFP-Angebots kann zu erheblichen Einnahmen führen, was immer gut für Ihr Unternehmen ist.

Aber rätseln Sie uns: Warum müssen Sie unnötig Zeit damit verschwenden, sie zu konstruieren, wenn Sie alles rationalisieren und sich und Ihrem Team dabei Stunden um Stunden sparen können?

Wenn Sie sich fragen, wie, dann haben wir eine Antwort: Sie können Ihren gesamten Arbeitsablauf rationalisieren und wertvolle Zeit sparen, indem Sie PandaDoc einfach alle Ihre Aufgaben automatisieren lassen.

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