8 Maternity Leave Out of Office Messages



Sie sind schwanger und stehen kurz vor dem Mutterschaftsurlaub. Herzlichen Glückwunsch zu Ihrem Neuankömmling! Aber bevor Sie Ihr Abenteuer in der Mutterschaft beginnen, ist es wichtig, die richtigen Schritte zu unternehmen, bevor Sie die Tür zu Ihrem Büro schließen.

Die Schwangerschaft kann eine arbeitsreiche Zeit für eine werdende Mutter sein, und das Verständnis des Mutterschaftsurlaubsprozesses kann einen großen Beitrag dazu leisten, Ihre To-Do-Liste zu erledigen, bevor das Baby kommt. Das Einrichten einer Abwesenheitsnachricht für den Mutterschaftsurlaub ist ein Punkt, den Sie relativ einfach angehen können.


Schritte vor dem Mutterschaftsurlaub


Sie haben Ihren Vorgesetzten und Kollegen mitgeteilt, dass Sie schwanger sind, und sie freuen sich auf Sie! Stellen Sie sicher, dass Sie die Auswirkungen erkennen, die Ihr Urlaub auf sie haben wird, indem Sie die Menge an Arbeit, die Sie ihnen überlassen, minimieren.


Sprechen Sie mit Ihrem Chef über Ihre Pläne


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Das Family Medical Leave Act (FMLA) berechtigt Sie zu 12 Wochen unbezahlter Freistellung


Bevor Sie in den Mutterschaftsurlaub gehen, ist es wichtig, mit Ihrem Chef zu sprechen, um sicherzustellen, dass er Ihre Pläne versteht. Wenn Sie nach dem Family Medical Leave Act (FMLA) Anspruch auf Mutterschaftsurlaub haben, haben Sie Anspruch auf 12 Wochen unbezahlten Urlaub, fortgesetzte Gesundheitsleistungen und das Recht, an Ihre aktuelle oder gleichwertige Position zurückzukehren.

Einige Unternehmen bieten bezahlten Mutterschaftsurlaub an, und einige Staaten tun dies ebenfalls. In vielen Fällen können Sie Ihr Gehalt möglicherweise durch einen kurzfristigen Invaliditätsplan behalten. Die Vorteile variieren jedoch je nach Organisation.

Es ist zwingend erforderlich, einen Plan für Ihren Urlaub zu haben. Sie müssen nicht alle 12 Wochen auf einmal nehmen (oder sogar die gesamte erlaubte Auszeit nehmen). Manche Menschen entscheiden sich dagegen, hauptsächlich aus finanziellen Gründen. In jedem Fall müssen Sie Ihrem Chef mitteilen, wie lange Sie voraussichtlich außer Haus sein werden.

Manche Frauen ziehen es vor, aus gesundheitlichen Gründen ein paar Wochen frei zu nehmen, bevor das Baby kommt, um Arzttermine wahrzunehmen oder sich auf die Geburt vorzubereiten. Andere können sich dafür entscheiden, ihre Freizeit nach dem Fälligkeitsdatum zu planen. Lassen Sie Ihren Chef wissen, wie Sie mit Ihrer Zeit umgehen möchten.


Erfüllen Sie alle Anforderungen für FMLA


Sie können mit Ihrer Personalabteilung zusammenarbeiten, um alle FMLA-Anforderungen rechtzeitig zu erfüllen. In der Regel ist eine Dokumentation der Schwangerschaft erforderlich.

Ihr Unternehmen muss Ihnen innerhalb von fünf Werktagen nach Einreichung Ihres Antrags eine Berechtigungserklärung ausstellen. In der Bescheinigung muss eine Zusicherung enthalten sein, dass Sie nach Beendigung der Beurlaubung an Ihren oder einen vergleichbaren Arbeitsplatz zurückkehren können.


Identifizieren Sie Kollegen, die Sie während Ihrer Abwesenheit vertreten können


Elternzeit Team
Identifizieren Sie Kollegen, die Sie während Ihres Mutterschaftsurlaubs unterstützen.


Um Ihrem Chef und der gesamten Abteilung zu helfen, finden Sie Kollegen, die Ihnen in Ihrer Abwesenheit helfen können. Sprechen Sie mit ihnen, um herauszufinden, ob es ihnen etwas ausmachen würde, einige Ihrer Aufgaben zu übernehmen, wenn dies erforderlich ist. Viele werden es gerne tun – fast jeder liebt ein neues Baby!

Es ist jedoch hilfreich, die Arbeit auf mehrere Personen zu verteilen, damit niemand das Gefühl hat, die Last allein zu tragen.

Wenn es bestimmte Aufgaben gibt, die Sie normalerweise regelmäßig erledigen, erstellen Sie für jede einzelne eine Dokumentation. Eine gute Dokumentation sollte den Aufgabennamen, die Häufigkeit der Erledigung und einen schrittweisen Prozess zur Erfüllung der Aufgabe enthalten.

Verbringen Sie vor Ihrem Mutterschaftsurlaub ein paar Stunden mit jeder Person, um die Aufgaben durchzugehen und sicherzustellen, dass sie wissen, wie sie jede einzelne auszuführen haben. Lassen Sie sie wissen, wie sehr Sie ihre Hilfe schätzen.


Legen Sie eine Abwesenheitsantwort fest


Vor dem Verlassen des Büros ist es wichtig, eine Abwesenheitsnachricht zu erstellen. Beispiele geeigneter OOO-Nachrichten sind unten aufgelistet. Denken Sie beim Schreiben Ihrer Abwesenheitsnachricht daran, Ihre Einstellungen so anzupassen, dass automatische Antworten gesendet werden.


Mutterschaftsurlaub Abwesenheitsnachricht Abwesenheitsnotiz
Richten Sie eine Abwesenheitsnachricht per E-Mail und eine Sprachnachricht ein, bevor Ihr Mutterschaftsurlaub beginnt


Jemand, der eine Reihe von Aufgaben hat, die von Kollegen in ihrer Abwesenheit übernommen werden, ist möglicherweise mit den folgenden Vorlagen für Abwesenheits-E-Mails zufrieden:


Abwesenheitsnachricht Beispiel 1


Hallo,

Merci pour votre email!

Ich bin derzeit in Elternzeit nicht im Büro. Ich werde zurückkommen [Date]. In meiner Abwesenheit wenden Sie sich bitte an die folgenden Personen, um Unterstützung zu erhalten:

Name 1 – Aufgabe 1 – [Email] / [Phone]

Name 2 – Aufgabe 2 – [Email] / [Phone]

Name 3 – Aufgabe 3 – [Email] / [Phone]

Bei allen anderen Fragen wenden Sie sich bitte an meinen Manager, [Name]. Sie sind unter erreichbar [Email] Gold [Phone Number].

Ich freue mich darauf, nach meiner Rückkehr mit Ihnen zu sprechen!


Abwesenheitsnachricht Beispiel 2


Guten Morgen!

Aktuell bin ich im Mutterschaftsurlaub nicht im Büro. Wenn Sie sofort Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an die folgenden Personen:

Name 1 – Aufgabe 1 – [Email] / [Phone]

Name 2 – Aufgabe 2 – [Email] / [Phone]

Name 3 – Aufgabe 3 – [Email] / [Phone]

Ich bin am wieder im Büro [Date].


Abwesenheitsnachricht Beispiel 3


Danke für Ihre E-Mail! Ich bin derzeit von meinem Schreibtisch weg und in Elternzeit unterwegs [Date]. Bei dringenden Anliegen oder Fragen wenden Sie sich bitte an die folgenden Personen:

Name 1 – Aufgabe 1 – [Email] / [Phone]

Name 2 – Aufgabe 2 – [Email] / [Phone]

Name 3 – Aufgabe 3 – [Email] / [Phone]

Ich wünsche ihnen einen wunderbaren Tag!


Zusatzoptionen


Für jemanden, der plant, während seiner Abwesenheit auf keine Nachrichten zu antworten, kann eine ordnungsgemäße Mutterschaftsurlaubs-E-Mail-Nachricht wie folgt gesendet werden:


Beispiel für eine Abwesenheitsnachricht 4


Hallo,

Ich bin im Mutterschaftsurlaub aus dem Büro [Date] zu [Date].

Während dieser Zeit habe ich keinen Zugang zu E-Mails. Wenn Sie sofortige Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an [Name] Tat [Email] Gold [Phone].

Andernfalls werde ich nach meiner Rückkehr auf Ihre Nachricht antworten.

Danke für Ihr Verständnis!


Beispiel für eine Abwesenheitsnachricht 5


Ich bin derzeit im Mutterschaftsurlaub nicht im Büro und erwarte, dass ich wiederkomme [Date]. Da ich in dieser Zeit keinen Zugang zu E-Mails habe, sollten dringende Anfragen an weitergeleitet werden [Name] Tat [Email/Phone].

Ich freue mich darauf, mit Ihnen in Kontakt zu treten, wenn ich zurückkomme!


Ausgehende Sprachnachricht einstellen


Stellen Sie vor Ihrer Abreise sicher, dass Sie eine Mutterschaftsurlaubs-Abwesenheitsnachricht auf Ihrer Voicemail aufzeichnen. Geben Sie in Ihrer Voicemail an, wer bei den Fragen des Anrufers behilflich sein kann, und geben Sie eine Telefonnummer an.

Sie können sie auch ermutigen, eine Antwort auf Ihrem Anrufbeantworter zu hinterlassen, wenn Nachrichten automatisch weitergeleitet werden können.


Mutterschaftsurlaub Voicemail-Begrüßungsbeispiel 1


„Hallo und danke, dass Sie sich gemeldet haben. Ich befinde mich derzeit in Elternzeit bis [Date]. In meiner Abwesenheit, [Name] kann Ihnen telefonisch weiterhelfen [Phone Number]. Meine Sprachnachrichten werden automatisch an ihn/sie weitergeleitet, sodass Sie hier auch eine Antwort hinterlassen können. Ich freue mich darauf, mit Ihnen zu sprechen, wenn ich zurückkomme!“


Mutterschaftsurlaub Voicemail-Begrüßung Beispiel 2


„Sie haben die Voicemail von erreicht [Name]. Ich bin derzeit von meinem Schreibtisch weg und in Elternzeit bis [Date]. Bei dringendem Bedarf wenden Sie sich bitte an [Name] Tat [Phone Number]. Vielen Dank und einen schönen Tag!”


Mutterschaftsurlaub Voicemail-Begrüßungsbeispiel 3


“Entschuldigung, ich habe deinen Anruf verpasst! Ich bin nicht im Büro und im Mutterschaftsurlaub und erwarte, dass ich wiederkomme [Date]. Bei dringendem Bedarf rufen Sie bitte an [phone number] zu sprechen mit [Name]. Ansonsten antworte ich nach meiner Rückkehr auf Nachrichten.’


Abschließende Gedanken


Indem Sie Erwartungen formulieren, können Sie den Stress minimieren, wenn Sie in den Mutterschaftsurlaub gehen. Bereiten Sie sich nach Ihrer Rückkehr auf den Erfolg vor, indem Sie die voraussichtlichen Daten Ihrer Abwesenheit klar kommunizieren, die Abdeckung mit anderen Mitarbeitern vereinbaren und Ihre Kunden wissen lassen, an wen sie sich während Ihrer Abwesenheit wenden können.

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