5 Steps to Improve Your Document Approval Workflow


Wenn es um Dokumentenfreigaben geht, ist es ein schmaler Grat zwischen einem perfekt funktionierenden Freigabeprozess und ständiger Ineffizienz den Verstand zu verlieren.

Im Projektmanagement kann der Genehmigungsworkflow oft ein Erfolg oder Misserfolg sein. Es ist ein entscheidendes Element, um Ihre Abläufe zu rationalisieren und Ordnung in Ihren Arbeitsprozessen zu halten – aber noch nicht alle von uns haben es geschafft, es festzunageln.

In diesem Artikel skizzieren wir eine fünfstufige Strategie zur Verbesserung Ihres Workflows zur Dokumentengenehmigung, warum dies wichtig ist und wie Sie die automatisierte Software von PandaDoc verwenden können, um den Genehmigungsprozess zu rationalisieren.

Lass uns gleich eintauchen!

5 Schritte zur Verbesserung Ihres Workflows zur Genehmigung von Dokumenten

  1. Holen Sie sich das richtige Dokumentenmanagementsystem

  2. Trennen Sie interne Genehmigungsprozesse von Kundengenehmigungsprozessen

  3. Definieren Sie jeden Schritt Ihres Dokumentengenehmigungs-Workflows

  4. Bestimmen Sie die Personen, die Ihre Dokumente genehmigen, verwalten und einreichen

  5. Richten Sie bedingte Genehmigungsregeln für Ihren Workflow ein

Was genau ist ein Dokumentengenehmigungs-Workflow?

Genehmigungsworkflows für Dokumente sind eine Reihe von Regeln für die Zusammenarbeit, Überprüfung, Genehmigung, Übermittlung und Nachverfolgung von Dokumenten.

Sie werden häufig verwendet, um große Verträge, größere Anschaffungen, Personalrichtlinien und andere offizielle Mitteilungen zwischen an einem Projekt oder einer Transaktion beteiligten Parteien zu überprüfen, wie z. B. Spesenabrechnungen, Verkaufsvorschläge, Arbeitsverträge usw.

Zum Beispiel, So könnte der Dokumentenfreigabe-Workflow eines Arbeitsvertrags aussehen:

  1. Der Mitarbeiter reicht einen Arbeitsvertrag zur Prüfung bei der Personalabteilung ein.
  2. HR genehmigt/lehnt das Dokument ab.
  3. Bei Genehmigung durch die Personalabteilung wird das Dokument zur Prüfung an die Rechtsabteilung weitergeleitet.
  4. Rechtliche Überprüfungen und entweder Genehmigung oder Ablehnung des Dokuments (ggf. Hinzufügen von Kommentaren).
  5. Wenn es von der Rechtsabteilung genehmigt wird, wird es dann zur endgültigen Überprüfung und Unterzeichnung an den Vizepräsidenten für Finanzen weitergeleitet.
  6. Der VP unterzeichnet das Dokument mit Kommentaren (falls zutreffend).
  7. Das signierte Dokument wird zur Archivierung an die Personalabteilung zurückgeleitet.

Nun, dieser Genehmigungsprozess sieht ziemlich einfach aus.

Aber was, wenn wir einen Vertrag nehmen, an dem drei Unternehmen beteiligt sind? Und was, wenn sie jeweils ihre eigenen Rechtsabteilungen haben?

Wie behalten Sie den Überblick über alle Kleinigkeiten, die damit verbunden sind, alle Parteien auf die gleiche Seite zu bringen?

Die Realität ist, dass Prozesse je nach den Anforderungen und Zielen Ihres Unternehmens extrem komplex oder ziemlich einfach sein können. Hier kommen Dokumentengenehmigungs-Workflows ins Spiel.

Um zu verstehen, warum Workflows zur Genehmigung von Dokumenten für Ihr Unternehmen so wichtig sind, werfen wir einen Blick auf ihre Hauptvorteile:

Warum Genehmigungsprozesse für Dokumente entscheidend sind

  • Sie helfen, Ihren Workflow zu automatisieren: Aufgaben wie die Vertragsprüfung können für Unternehmen sehr zeitaufwändig sein, wenn sie manuell durchgeführt werden. Mithilfe eines automatisierten Workflows können Dokumente schneller als je zuvor zur Genehmigung weitergeleitet, von mehreren Parteien signiert und überprüft und an ihren Urheber zurückgesendet werden.
  • Sie erleichtern die Teamkommunikation: Ein klar definierter Pfad für jedes Dokument bedeutet, dass weniger Missverständnisse oder Fehler passieren können.
  • Sie steigern die Effizienz: Ein Genehmigungsworkflow erleichtert Mitarbeitern auf allen Ebenen in einer Organisation das Einreichen von Dokumenten, Papieren oder Anfragen, die von anderen überprüft wurden, bevor sie zur endgültigen Genehmigung eingereicht werden. Das Ergebnis ist eine Zeitersparnis auf allen Ebenen, was wiederum zu mehr Effizienz in der gesamten Organisation führt.
  • Sie geben einen klaren Rahmen vor: Es ist immer klar und transparent dokumentiert, wer ein Dokument gesehen hat, wer es genehmigt hat, wer verantwortlich ist und wann es eingereicht wurde. Das bedeutet, dass Sie nie Probleme mit verspäteten Einreichungen oder unvollständigen Arbeiten haben werden.

5 einfache Schritte zur Verbesserung Ihres Workflows zur Genehmigung von Dokumenten

01. Holen Sie sich das richtige Dokumentenmanagementsystem

Der erste Schritt zur Entwicklung des perfekten Systems zur Genehmigung von Dokumenten ist die Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems, das Ihren Arbeitsablauf unterstützt.

BEI Dokumenten-Management-System ist eine Möglichkeit, Dateien elektronisch zu speichern und zu verwalten. Ein gut gestaltetes System ermöglicht es Ihnen, Dokumente zu durchsuchen, sie zu kommentieren und Aufgaben verschiedenen Personen zuzuweisen.

Es ermöglicht Ihnen auch, verschiedene Berechtigungsstufen für Ihre Dateien festzulegen. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise, dass einige Ihrer Teammitglieder den Inhalt einer Datei lesen, aber nicht ändern können.

Ein gut gestaltetes System bietet auch eine benutzerfreundliche Oberfläche, die es Ihnen und Ihren Teammitgliedern ermöglicht, Arbeiten einfach zur Überprüfung einzureichen, sie mit anderen im Team zu diskutieren und ihren Fortschritt zu verfolgen.

Beispielsweise hält das Cloud-basierte Content-Management-System von PandaDoc alle am Prozess Beteiligten mit Chat- und Kommentarmoderation in Echtzeit auf dem Laufenden.

02. Trennen Sie interne Genehmigungsprozesse von Kundengenehmigungsprozessen

Einfach ausgedrückt, verwenden Sie nicht denselben Genehmigungsprozess für interne Dokumente wie für kundenorientierte Dokumente:

  • Interne Dokumente werden für interne Vorgänge verwendet, und der Genehmigungsprozess kann straffer und informeller gestaltet werden.
  • Kundenbezogene Dokumentemüssen jedoch einen formellen Genehmigungsprozess durchlaufen, bevor sie an Ihre Kunden gesendet werden können. Dazu gehören Rechtsdokumente, Verträge, Angebote und viele andere.

Wenn Sie zwei verschiedene Genehmigungsprozesse für interne und externe Dokumente verwenden, zeigt jeder seinen eigenen Genehmigungshinweis an – Sie können leicht anhand des Dokumentnamens erkennen, welcher Prozess zuerst durchlaufen werden muss.

Wenn Ihr Unternehmen zwei verschiedene Genehmigungsprozesse verwendet, können Sie interne Prüfungen optimieren, indem Sie Dokumente automatisch Teams oder einzelnen Mitgliedern zuweisen.

Mit den fortschrittlichen Automatisierungsfunktionen von PandaDoc können Sie Kunden, Projekte oder sogar ganze Abteilungen automatisch bestimmten Mitarbeitern oder Teams mit benutzerdefinierten Regeln zuweisen.

03. Definieren Sie jeden Schritt Ihres Dokumentengenehmigungs-Workflows

Sobald Sie die verschiedenen Arten von Dokumenten herausgefunden haben, die genehmigt werden müssen, ist es an der Zeit, herauszufinden, wie sie den Genehmigungsprozess durchlaufen.

Wird beispielsweise Ihr Vertriebsmitarbeiter das Dokument initiieren und an die Debitorenbuchhaltung weiterleiten oder wird es zuerst von einem Kundendienstmitarbeiter genehmigt?

In diesem Schritt geht es darum, den tatsächlichen Workflow-Lebenszyklus zu definieren — wie Dokumente verschoben werden, nachdem sie initiiert wurden.

Mit dem Workflow-Tool von PandaDoc können Sie benutzerdefinierte Genehmigungsschritte erstellen. Sie können Fälligkeitsdaten festlegen, Genehmigungsschritte per Drag-and-Drop neu anordnen und E-Mail-Benachrichtigungen über das Dashboard konfigurieren.

Sobald Sie Ihren benutzerdefinierten Genehmigungsworkflow eingerichtet haben, können Sie Genehmigern Dokumente zuweisen und jede Dokumentübermittlung auf Ihrer Registerkarte „Audit-Trail“ verfolgen.

04. Bestimmen Sie die Personen, die Ihre Dokumente genehmigen, verwalten und einreichen

Nachdem Sie nun den Workflow für Ihren gesamten Einreichungsprozess festgelegt haben, ist es an der Zeit, Verantwortlichkeiten zuzuweisen.

  1. Einsender. Diese Mitarbeiter reichen die Dokumente zur Genehmigung ein, wenn sie fertig sind.
  1. Genehmigen. Diese Mitarbeiter genehmigen oder lehnen eingereichte Materialien ab und kommunizieren mit den Einreichern, wenn es ein Problem mit dem Inhalt oder der Formatierung des Dokuments gibt.
  1. Vermittler (auch bekannt als Herausgeber). Diese Mitarbeiter fungieren als Vermittler zwischen Genehmigern und Einreichern, überprüfen Dokumente auf Klarheit und schlagen bei Bedarf Änderungen vor. Sie genehmigen oder lehnen die Dokumente nicht ab; Stattdessen geben sie Feedback, um die Qualität der eingereichten Materialien zu verbessern und sie für die Überprüfung durch Genehmiger vorzubereiten.
  1. Manager (auch bekannt als Workflow-Manager oder Workflow-Administratoren). Diese Führungskräfte beaufsichtigen den gesamten Genehmigungsprozess, um sicherzustellen, dass alles nach Plan verläuft und jeder seine Arbeit richtig macht.

Sie können Ihre Dokumentationsbemühungen auch für neue Märkte skalieren, ohne zusätzliches Personal hinzuzufügen, indem Sie die rollenbasierten Berechtigungen verwenden, die mit der granularen Berechtigungsfunktion von PandaDoc geliefert werden.

Auf diese Weise können Sie neue Partner und Berater außerhalb Ihres Teams einbinden, die auf Dokumente zugreifen und diese kommentieren können, ohne vollen Zugriff auf Ihren gesamten Arbeitsbereich zu haben.

5. Richten Sie bedingte Genehmigungsregeln für Ihren Workflow ein

Mit bedingten Regeln können Sie Dokumente basierend auf von Ihnen festgelegten Kriterien weiterleiten.

Sie können auch bedingte Regeln verwenden, um bestimmte Workflows zur Beachtung zu kennzeichnen, automatische Genehmigungen vorzunehmen und dem Prozess einen Schritt hinzuzufügen, der eine Benachrichtigung auslöst.

Wenn Sie beispielsweise PandaDoc verwenden, können Sie eine Bedingungsregel einrichten, die alle Spesenabrechnungen automatisch als überschreibt 10.000 $ und senden Sie sie direkt an Ihren CFO, ohne zuerst den Rest des Finanzteams Ihres Unternehmens durchlaufen zu müssen.

So würde dies im Editor von PandaDoc aussehen:

Genehmigung dokumentieren

wegbringen

Letztendlich kann ein gut durchdachter Dokumentenfreigabeprozess Wunder für Ihr Unternehmen bewirken. Es kann Ihnen Zeit und Geld sparen, da wenig Raum für Missverständnisse und Fehler bleibt.

Wenn Sie sicherstellen, dass Sie einen effizienten automatisierten Genehmigungs-Workflow effektiv planen, entwickeln und implementieren, werden Sie erstaunt sein, wie viel schneller Ihre Dokumente durch das System wandern.

Wenden Sie sich noch heute an PandaDoc und erfahren Sie, wie unsere Lösungen Ihnen dabei helfen können, diese Ziele ganz einfach zu erreichen!

Yauhen ist Director of Demand Generation bei PandaDoc. Er ist seit mehr als 10 Jahren im Marketing tätig und hat sich in den letzten fünf Jahren ausschließlich auf die Märkte für elektronische Signaturen, Angebote und Dokumentenmanagement konzentriert. Yauhen hat Erfahrung als Redner auf Nischenkonferenzen, wo er sein Fachwissen gerne mit anderen neugierigen Vermarktern teilt. Und in seiner Freizeit ist er ein begeisterter Fischer und unternimmt jedes Jahr fast 20 Angelausflüge.

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